مقالات مرتبط

مسئله کمبود وقت و مدیریت زمان در طول روز از مهمترین مشکلات اغلب افراد موفق در دنیا بوده است. حتما برای شما هم پیش آمده است که علی رغم اینکه در طول روز کمیت بالایی از زمان تان را مشغول به کار باشید و با تنی خسته از کار برگردید، ولی باز هم کارهای عقب مانده برای فردا باقی گذاشته باشید که به شدت ذهنتان را درگیر کرده باشد. شاید تصور اینکه روزی بتوانید تا ظهر حداکثر کارهای تان را انجام داده باشید و با خیالی آسوده به صرف نهار بپردازید. یا با خیال راحت به منزل بازگردید، برایتان رویایی باشد. اما چنین امری خیلی هم دور از ذهن نیست. ما در این متن راهکاری با نام الگوریتم ۹۰% گوگل به شما معرفی می کنیم که به راحتی شما را به این اطمینان خاطر می رساند که به طور طبیعی اکثر کارهایتان را نا نیمه روز تمام کنید.

می دانید که شرکت گوگل پیشگام تکنولوژی موتورهای جستجوگر است. ایجاد کنندگان آن نیز از پیشگامان ایجاد خلاقیت و بهره وری در سازمان اند. یکی از مواردی که توجه مدیران این شرکت را به خود جلب نموده که تبدیل به یک معضل شده بود، مسئله ی کمبود وقت و سطح پایین بهره وری کارکنان بود. شیوه ای که توسط یکی از مدیران این شرکت به نام لری پیچ طراحی می شود بنام الگوریتم ۹۰% گوگل است که الهام گرفته از الگوریتم برنامه نویسی است.

لری در مصاحبه هایی که از او انجام شده بود از این موضوع سخن می گوید که او و دوستش بر خلاف اینکه بسیار کار می کرده اند و بیشتر از دیگران هم کار می کرده اند، اما بهره وری پایینی داشته اند. آن ها کل روز را با کار کردن سپری می کردند. با این اوضاع روحیه شان تحلیل می رفته و خلاقیت آن ها افت می کرده است.

برای حل کردن این معضل به یک راه حل ساده که تمام کارمندان نیز بتوانند از آن استفاده کنند، روی آوردند. نام آن راه حل چیزی نبود جز الگوریتم ۹۰% گوگل!

دو پیش فرض اساسی الگوریتم ۹۰% گوگل دو مورد زیر است که حتما باید آن ها را بدانید:

اول: منظور از کار، امور مهمی است که در طول روز باید انجام بدهید.

دوم: الگوریتم ۹۰% گوگل بر اساس قانون ۸۰ درصد پارتو ( یعنی ۸۰ درصد کارهایی که انجام می دهید، تنها از ۲۰ درصد تلاش مفیدتان حاصل می شود.) بنا شده است.

الگوریتم ۹۰% گوگل مراحلی دارد، که پشت سرهم و به توالی باید انجام شود و عدم رعایت هر کدام می تواند به کل برنامه آسیب بزند:

مراحل الگوریتم ۹۰% گوگل

۱- مرتب کردن میز کارتان از روز قبل

یکی از مواردی که وقت کارکنان را برای پیدا کردن وسایل و یا مدارک از بین می برد، بی نظمی روی میزهای کاری آنان است. وسایل پر کاربرد را همیشه در جای مشخصی قرار دهید و بلافاصله بعد از استفاده، آن ها را به جای خود برگردانید. اینگونه در موقع نیاز وقتی را برای پیدا کردن آن ها از دست نمی دهید. نظم اولین گزینه در الگوریتم ۹۰% گوگل است.

۲- از قبل، برنامه روزتان را بنویسید

می توانید روز قبل و یا شب قبل را به نوشتن برنامه روز بعدتان اختصاص دهید، تا در روز جدید نیازی به این کار پیدا نکنید که تازه بخواهید بدانید از کجا باید شروع کنید. نوشتن برنامه، شما را از سرگردانی نجات می دهد.

بلافاصله بعد از ورود به محل کار، می توانید دست به کار شوید و وقتتان را به هدر ندهید. ضمن اینکه طبق الگوریتم ۹۰% گوگل و برنامه ای که تهیه کرده اید، وقت و انرژی اولیه ی شما صرف مهمترین امور خواهد شد. بنابراین هرگز فرصت را از دست نخواهید داد.

۳- سحر خیز باشید

برای کسب موفقیت و اجرای بهتر برنامه ای که نوشته اید و اطمینان از اینکه حتما در مدیریت زمان موفق خواهید بود، حتما باید دقایقی را از زمان تان جلوتر باشید و اینکه ساعت پنج و نیم یا شش بیدار شوید. یعنی کنترل زمان را در اختیار دارید و با حوصله و آرامش بیشتری قادر خواهید بود روزتان را شروع کنید. این شروع با انگیزه و با آرامش، انرژی مثبتی را به کل روز شما تزریق خواهد کرد.

۴- ورزش کردن

وقتی بتوانید سحر خیز باشید، به راحتی می توانید زمانی را برای وزش کردن اختصاص دهید. فراموش نکنید که عقل سالم در بدن سالم است. انسانی که به درستی فکر می کند، می تواند زمان کار خودش را نیز به درستی تنظیم کند و از آن عقب نماند. تنها ۵ یا ۱۰ دقیقه نرمش کردن روزانه می تواند شما را در مسیر تحولات الگوریتم ۹۰% گوگل قرار بدهد.

۵- نصب العین قرار دادن برنامه

برنامه ای را که در مرحله دوم نوشته اید، در مقابل دیدتان نصب کنید تا مدام به آن نگاه کنید و حواستان جمع انجام دادن آن باشد. و به محض فارغ شدن از یک کار بدانید به چه کاری مشغول شوید. ضمن اینکه با به پایان بردن هر کدام از کارها با زدن ضربدری مقابل آن حس خوشایند اتمام آن را تجربه کنید.

۶- استراحتی برای بازیابی

باید زمان های منظمی را برای بازیابی انرژی اختصاص دهید تا کیفیت کار کردن شما پایین نیاید. در ضمن کارهای تکراری و یا جلسات طولانی و خسته کننده، متمرکز شدن حواس و داشتن یک احساس آرامش و زدودن استرس کاری اهمیت بسیار زیادی برای ادامه  کار دارد. گوش دادن به یک موسیقی آرام، نوشیدن یک چای و یا تماشای یک منظره و یا قدم زدن، در الگوریتم ۹۰% گوگل می تواند کمک کننده باشد.

۷- تصمیم گیری سریع

یکی از مواردی که زمان بر است و می تواند شما را درگیر خود کند، تصمیم گیری است. به غیر از گزینه هایی که تصمیم گیری در مورد آن ها حیاتی و سرنوشت ساز است، طبق توصیه الگوریتم ۹۰% گوگل این است که سعی کنید یاد بگیرید سرعت تصمیم گیریتان را بالا ببرید. البته این به معنی این نیست که هر گزینه ای را و به هر قیمتی انتخاب کنید. بلکه توانایی های خود را بالا ببرید ولی سرعتتان را نیز متناسب کنید.

۸- سخت ترین کارها را در اولویت قرار دهید

در ابتدای روز که انرژی بیشتری دارید، توان و تمرکز بیشتری نیز برای انجام دادن کارهای سخت دارید. پس ابتدا آن ها را انجام بدهید و مشغول آن ها بشوید تا اگر به زمان بیشتری هم احتیاج پیدا کردید، تا پایان وقت بتوانید زمان بیشتری به آن اختصاص بدهید. به طور مثال در الگوریتم ۹۰% گوگل یکی از کارهای سخت، نوشتن است که می تواند تمرکز ذهنی شما را نیز بیفزاید و عملکرد ذهنی شما را در طول روز بهبود ببخشد.

۹- از جابجایی بیهوده بپرهیزید

در روزهایی که کارهای مهمی در شرکت دارید، مثلا مشغول برپایی یک نمایشگاه مهم هستید و باید چندین روز درگیر باشید و یا مهمانان مهمی دارید و اتفاقا مسیر خانه تا سازمان برای شما مسافتی طولانی است، یکی از پیشنهادات الگوریتم ۹۰% گوگل  این است که ترتیبی بدهید که در شرکت بمانید و یا در محلی نزدیک تر به شرکت اسکان بیابید. به این طریق می توانید زمان بیشتری را صرف کارهایتان کنید.

۱۰- در خدمت کارتان باشید

اگر مدت زمان قابل ملاحظه ای است که مشغول به کار هستید، حتما متوجه شده اید که بسیاری از کارها هستند که در نود درصد اوقات بی فایده و وقت گیرند. مثل چک کردن شبکه های اجتماعی و جواب دادن به برخی تلفن های شخصی. باید آن ها را از روزتان حذف کنید. شما کل زمان روزتان را در اختیار سازمان تان هستید. باید برای چنین کارهایی از زمان شخصی خودتان وقت صرف کنید. در غیر این صورت کارهای ضروری تان روی زمین می ماند.

۱۱- به برنامه تان پایبند باشید

وفاداری به برنامه ای که نوشته اید خیلی مهم است. چرا که به شما آرامشی می دهد که نیازی به صرف انرژی مجدد برای تعیین تکلیف نخواهد داد. با خارج شدن از برنامه روتین و مسیر اصلی، مغز مجددا شروع به فعالیت می کند تا مسیر جدیدی را تشخیص دهد و مجددا آن را برآورد کند و تصمیم بگیرد و… و همه این ها یعنی اتلاف وقت. البته پیش بینی قابلیت انعطاف برای برنامه از اصول برنامه نویسی است. که در جای خود درباره آن صحبت خواهد شد.

۱۲- راحت ترین حالت را انتخاب کنید و در آن قرار بگیرید

فضای فیزیکی محل کار شما در عملکرد کاری شما بسیار موثر است. عواملی مثل نور، صدا، طرز چینش اشیا و رنگ های محیط را تا اندازه ای که می توانید و برایتان امکان دارد به مدلی که برایتان راحتی به همراه می آورد، تغییر بدهید. مثلا صندلی راحت تری انتخاب کنید، طرز چیدمان میز و صندلی و قرار گرفتن مانیتور رایانه تان را تغییر بدهید. طبق الگوریتم ۹۰% گوگل در صورت ناراحت بودن قسمتی از محل کارتان، مغز شما ناخودآگاه حواستان را به آن قسمت اختصاص می دهد.

۱۳- به خودتان پاداش بدهید

در مواقع لزوم از کار کردن دست بکشید و کار نکنید. استراحت کنید تا انرژی بیابید. شاد شوید. با دوستان و همکاران تان صحبت کنید. بگویید و بخندید. و آهنگ مورد علاقه خودتان را گوش بدهید.

الگوریتم ۹۰% گوگل این کمک را به شما می کند تا به دور از هر چیزی ابتدا بر روی کارتان تمرکز پیدا کنید، برای آن برنامه ریزی کنید و بدانید که برای انجام آن فرصت کافی دارید. به این شرط که از زمان تان به درستی و با برنامه صحیح استفاده کنید.

در دنیای امروز با توجه به پیشرفت هایی که در در حوزه فردی و سازمانی در سطح بسیار گسترده، صورت گرفته است؛ مفاهیمی به وجود آمده اند که شاید از نظر برخی تازگی داشته باشد. مفاهیمی که گاه از توسعه فردی سخن به میان می آورد و گاه پیشرفت ها و موفقیت های سازمانی را یادآوری می کند. در این که توسعه فردی می تواند پایه توسعه و پیشرفت سازمان شود تردیدی نیست. امروزه بسیاری از افراد توانسته اند به این سطح از مهارت و دانش دست یابند . تا جایی که مفاهیم جدید وارد فرهنگ لغت سازمان ها شده است. یکی از این مفاهیم که عمر آن کمتر از چند دهه است، خود رهبری است.

رهبری در یک سازمان یا مجموعه مهم ترین و تأثیر گذارترین عامل در ادامه یافتن حیات و موفقیت آن سازمان و مجموعه را ایفا می نماید. این عامل همچنین موجب رشد، بالندگی و پیشرفت سازمان می شود.

رهبری هنر نفوذ در دیگران و اثرگذاری مثبت بین رهبر و پیرو است.

خودشناسی اصلی است که رهبران به آن پایبندند، این بدان معناست که آنان قبل از شناخت و قضاوت درباره دیگران باید خود و ویژگی های خود را بشناسد. رهبران بر این باورند تا زمانی که خود را به درستی نشناسند نمی توانند دیگران و سازمان را به راه درست رهنمود کنند. این زمانی بود که پژوهشگران مفهوم خودر هبری را برای بهبود عملکرد فردی به کار بردند.

خودرهبری چیست؟

بنا به عقیده بسیاری از اندیشمندان خود رهبری فرآیندی است که طی آن فرد خود رهبر به سطحی از آگاهی رسیده که می تواند رفتار  خود را کنترل ، بهبود و توسعه بخشد.

نظریه خودرهبری

نظریه خود رهبری شامل برخی راهبردها و رهنمون ها است که به فرد کمک می کند اثربخشی و عملکرد فردی خود را بهبود بخشد. این امر آنجا اهیمت خود را نمایان می کند که با توجه به تغییر و تحولات مداوم در ‏محیط بیرونی، فرد باید خود را با آن شرایط وفق دهد تا به بهترین شکل جهت رشد خود و سازمان از آن بهره ببرد.

از دیگر ویژگی هایی که می توان برای خود رهبری در نظر گرفت این است که موجب افزایش انگیزه در فرد خود رهبر می شود تا عملکرد بهتری را به نمایش بگذارد. و احساس رضایت بیشتری در زندگی شخصی و کاری داشته باشد. همین امر موجب افزایش اعتماد در فرد خود رهبر می شود و موفقیت وی را در پی خواهد داشت.

سطوح خود رهبری

خود رهبری در دوسطح فردی و سازمانی مورد بررسی قرار می گیرد.

در سطح فردی همانگونه که ذکر شد فرد بعد از شناخت خود می تواند دریابد که نقاط قوت و ضعفش چیست و تلاش خود را برای کاهش اثرات نقاط ضعف و بهبود نقاط قوت به کار برد. این امر که به صورت مداوم و استمراری رخ می دهد، موجب می شود فرد دائماً در حال خودشناسی و توسعه فردی باشد. اما روی دیگر خود رهبری در دنیای امروز تأثیر آن در سطح سازمانی است. امروزه ساختار سازمان ها به سوی انعطاف پذیری هرچه بیشتر نسبت به عوامل درونی و بیرونی است. اینجا است که سازمان بر خود لازم می داند تا ساختاری را اجرا نماید که موجب رشد و توسعه و انعطاف در کل سازمان شود.

نکته قابل تأمل آن است که خود رهبری واکنش هیجانی و یک لحظه ای در فرد نیست، بلکه یک فرآیند کاملاً به هم پیوسته و علمی است.

نظریه یادگیری اجتماعی و نظریه شناخت اجتماعی

نظریه خود رهبری بر پایه نظریه یادگیری اجتماعی و نظریه شناخت اجتماعی طرح ریزی شده است. پس برای تسلط بر مفهوم خود رهبری لازم است این دو نظریه را بهتر بشناسیم. نظریه یادگیری اجتماعی بیان می کند که یادگیری، فرآیندی است که در بستر اجتماعی رخ داده و تنها با توجه به مشاهده و آموزش مستقیم این امر ممکن است. در این نظریه مطرح می شود یادگیری حتی بدون توجه به پاداش و مجازات نیز رخ می دهد. در نظریه شناخت اجتماعی این نکته به چشم می آید که افراد با مشاهده رفتار دیگران و تجربیات آنها و تأثیرپذیری از رسانه ها در بستر تعاملات اجتماعی دانش کسب می کنند.

نظریه خود رهبری

نظریه خود رهبری مشتق شده این دو نظریه است که بیان می دارد افراد به چه شکل می توانند ادراک و رفتار خود را تغییر داده و آنها را در راه توسعه فردی هدایت نمایند.

مراحل فرایند خودرهبری

همان گونه که گفته شد خود رهبری یک فرآیند است. در این قسمت مراحل این فرآیند را خواهیم آموخت.

اولین مرحله فرآیند خود رهبری درک و شناخت صحیح موقعیتی است که فرد در آن قرار دارد.

مرحله بعد از شناخت مرحله مقایسه موقعیت فعلی فرد با استاندارد های مورد نظر خود است. این استانداردها با توجه به موقعیت های مختلف می توانند با هم متفاوت باشند. این استاندارد ها می توانند از عوامل متعددی متأثر باشند. مانند استاندارد هایی که فرد برای عملکرد خود در نظر می گیرد. انتظاراتی که مدیران و همکاران وی از او دارند و … .

مرحله سوم زمانی است که فرد تلاش خود برای کاهش فاصله بین موقعیت فعلی و استاندار ها را انجام می دهد. معمولا این تلاش ها در تغییراتی که در رفتار وی پدیدار می شود جلوه می کند.

در مرحله چهارم این رفتار ها بر موقعیت فرد تاثیر می گذارند. این چرخه ای است که مدام فرد خود رهبر درگیر آن است و موجب بهبود مستمر وی خواهد شد. همین امر در انجام کارها و اتخاذ تصمیمات صحیح در آیتده به وی کمک کرده و موجب موفقیت خود و سازمان را فراهم می آورد.

خود رهبری چه تأثیری بر عملکرد افراد می گذارد؟

اما نکته مهم این است که بدانیم خود رهبری چه تأثیری بر عملکرد افراد می گذارد؟

تحقیقات نشان می دهند که افراد خود رهبر توانایی های به مراتب بیشتری نسبت به سایرین دارند و در نتیجه سطح بالاتری از عملکرد شغلی را نیز به نمایش می گذارند. فرد خود رهبر خلاقیت خود را به نحو احسن در کار به نمایش می گذارد و نوآوری های پی در پی را به ارمغان می آورد. نتیجه این دو افزایش اعتماد به نفس روزافزون فرد شده و احساسات مثبت را در او ایجاد می کند. در نتیجه شخص رضایت شغلی بیشتری را نیز احساس خواهد کرد.

فرد خود رهبر به شدت دارای ارتباطات مثبت با دیگران است. این افراد بهتر می توانند در کاره و تصمیم گیری های گروهی شرکت نمایند. تمامی دستاورد های ذکر شده فرد را به سوی موفقیت سوق خواهد داد.

افراد خود رهبر به علت اینکه سعی در شناخت خود را در اولویت قرار داده اند از سایرین چند گامی جلوتر هستند. معمولا سایرین برای انجام کارها از آنها مشورت می گیرند. در نتیجه موفقیتی دسته جمعی حاصل می شود و رضایت گروهی به دست می آید. قطعا در سازمانی که افراد خود رهبر را در خود جای داده باشد حس رضایت نیز بالاتر است. و در عرصه رقابت با رقبا عرصه موقیت از آن آنان خواهد بود.

همه حالات انسان و رفتار های وی از محیط بیرونی و درونی خود فرد تاثیر می پذیرد و باید به تمامی آنها توجه کرد. این عوامل به دو دسته درونی و بیرونی تقسیم می شوند.

عوامل درونی موثر بر خود رهبری

از عوامل درونی موثر بر خود رهبری می توان به پاداش های طبیعی، خود رهبری فکری و تنظیم هیجان ها و شخصبت اشاره کرد.

منظور از پاداش های طبیعی این است که افراد بر اساس برخی انگیزه های دورنی و لذت هایی که از انجام برخی کارها می برند سعی بر آن دارند که خود رهبر شوند. این دسته از افراد در انجام وظایف شان نقش بسیار فعالانه ای بازی می کنند و از انجام کارهای خود بسیار لذت می برند.

در خود رهبری فکری افراد براساس تمایلات ذهنی و مدل های ذهنی که برای خود می سازند تمایل به خود رهبری دارند. این دسته از افراد مدام در حال تصویرسازی مثبت برای خود هستند.

در تنظیم هیجان ها، افراد خود رهبر سعی می کنند که از آن به عنوان یک ابزار استفاده کنند و بر احساسات خود تاثیر بگذارند. در این حالت فرد بر شناخت هیجان های خود متمرکز است و برای بهبود آنها قدم بر می دارد. وی مدام سعی می کند که حالات هیجانی مثبت را فرا بگیرد.

اما عامل دیگری که بر خود رهبری تاثیر گزار است شخصیت است. به طوری که برخی افراد به طور ذاتی خودرهبرند . این افراد دارای وجدان کاری بسیار بالایی هستند.

عوامل بیرونی موثر بر خود رهبری

دسته دیگری از عوامل که بر خود رهبری موثرند عبارتند از عوامل بیرونی که شامل آموزش، رهبری و فرهنگ ملی است. درر قسمت آموزش می توانیم مهارت ها و استراتژی های خود رهبری را به افراد آموزش دهیم. در اکثر موارد این آموزش منجر به استفاده آموزش گیرنده ها از تکنیک های خود رهبری خواهد شد.

رهبری عامل دیگری است که می تواند بر خود رهبری افراد موثر است.

رهبران می توانند با ایجاد شرایطی از افراد خود رهبر حمایت کرده و آنها را تشویق نمایند. برخی از این حمایت ها عبارت است از : تفویض اختیار به آنها و دادن حس استقلال فردی. در حقیقت رهبر یک نقش پشتیبان را ایفا می کند.

اما یکی از عوامل بسیار مهم در تربیت افراد خود رهبر فرهنگ ملی و عمومی یک جامعه است. ملتی را در نظر بگیرید که در میان آنها اینگونه جا افتاده باشد که کارها را به صورت فردی انجام دهند. در ین جوامع افراد خودرهبر به وفور یافت می شود. ولی در جوامع جمع گرا اصولا افراد تابع جمع خواهند شد و دیگر از رشد در میان آنها خبری نیست.

باید بدانیم که فراگیری خودرهبری یک هنر است. هنری که منجر به کسب موفقیت های زیادی در عرصه فردی و اجتماعی خواهد شد.

احتمالا تاکنون کلمه رهبر را بسیار شنیده‌اید، اما آیا فکر کرده‌اید که این کلمه به چه معناست؟ رهبر چه نقشی در موفقیت سازمان دارد؟ چه عواملی موجب موفقیت یک رهبر می‌شود؟ یا به عبارتی دیگر عادت رهبران موفق چه چیزهایی هستند؟

رسیدن به شناخت عمیق از مفهوم یک رهبر موفق کار نسبتا دشواری است. چرا که برای رسیدن به درک این مفهوم ابتدا باید تعریفی درست از رهبری داشته باشید. در بسیاری از تعارف رهبری را نه به به عنوان یک جایگاه یا سمت، بلکه به عنوان یک فرآیند یا یک نگرش مدنظر قرار می‌دهند.

در یکی از تعاریف، رهبری به فرآیندی گفته می‌شود که تأثیرات اجتماعی را شامل و تلاش و کوشش دیگران برای موفقیت بیشتر را به حداکثر می‌رساند. پس می‌توان نتیجه گرفت رهبری از میزان نفوذ در اجتماع نشأت می‌گیرد و بروز و خودنمایی محتاج دیگران است. نکته دیگری که از این تعریف به دست می‌آید آن است که رهبری موجب رسیدن به موفقیت‌های بزرگ‌تر است.

در تعریف دیگری، رهبری به نوعی نگرش در عمل اطلاق می‌شود. پس نباید منتظر ماند تا سمت رهبر خوب بودن را به شما تقدیم کنند. بلکه این شما هستید که رهبر خوب بودن را می‌سازید و برای تبدیل شدن به آن تلاش می‌کنید.

آنچه مشخص است رهبری یک عنوان شغلی به تنهایی نیست و با توجه به تعریف فوق رهبری با تغییر در نگرش‌های قدیمی و غیر سازنده راه را برای افراد جامعه و سازمان روشن سازد تا آنها بتوانند به پیشرفت و موفقیت های بزرگ دست یابند. آنچه که می‌خواهیم دریابیم این است که رهبران موفق چه ویژگی‌هایی دارند و عادت رهبران موفق چیست؟

نکته قابل توجه آن است که رهبران موفق به این باور رسیده‌اند که موفقیت به هرشکل و نوعی که باشد، حاصل یک رویداد یا اتفاق نیست، بلکه یک فرآیند منطقی است. آن‌ها متوجه این مطلب شده‌اند که پیشرفت و موفقیت در طول یک دوره زمان رشد می‌کند و بروز پیدا می کند.

عادت رهبران موفق

هر کسی برای رسیدن به جایگاه مورد نظر خود باید عادت‌ها و رفتارهایی را بیاموزد. رهبران نیز برای تبدیل شدن به یک رهبر موفق از این قاعده مستثنی نیستند. زمانی که این عادت‌ها در در انسان نهادینه شد، اطمینان پیدا خواهد کرد که یک پشتیبان مطمئن برای موفقیت خواهد داشت.

انسان‌ها با درکی که از نیازها و اهدافی که دارند رهبر خود را انتخاب می‌کنند. ولی آنچه که مهم است، توجه به شخصیت و عادت‌ها و رفتارهای شخصی است که به عنوان رهبر برگزیده می‌شود و اینکه آیا او می‌تواند راه گشای جامعه باشد یا نه؟

اگر خودتان را به عنوان یک رهبر موفق در نظر بگیرید به احتمال زیاد رفتارهایی چون داشتن محبوبیت در بین افراد یا خوش برخورد بودن و … را جزء عادت رهبران موفق خواهید دانست. گرچه این مواردی که ذکر شد صحیح است اما ما به دنبال عوامل تأثیرگذار دیگری هستیم که رهبر را به عنوان فردی توانمند نشان دهد.

یکی از عادت‌های رهبران موفق که جزء نقاط اشتراک محسوب می‌شود، آن است که رهبران موفق زمان خود را صرف تأسف خوردن برای خود نمی‌کنند.

۱- رهبران موفق ناله و شکوه نمی کنند

اگر بر این باورید که هم می‌توانید ناله و شکوه کنید و هم بتوانید کار رهبری را به درستی انجام دهید، سخت در اشتباهید. باید یاد بگیرید هرگاه در زندگی با مشکلات مواجه شدید مدام شروع غر زدن نکنید. دائما از این و آن و شرایط موجود شکایت نکنید. این امر غیر قابل انکار است که همه ما با مشکلات زیادی درگیر هستیم، ولی هنر رهبران و عادت رهبران موفق یافتن صحیح‌ترین راه حل و ایجاد یک تفکر مثبت در سازمان برای عبور از موانع و مشکلات است. در این مواقع یک رهبر موفق نباید ناله کند زیرا این کار او باعث خواهد شد دیگران دلسرد شده و نتایج بسیار بدی را در پی داشته باشد.

۲- رهبران موفق تمرکز بالایی دارند

از دیگر عادت‌های رهبران موفق که به آن می‌توان اشاره کرد، تمرکز بر کارهایی است که توانایی انجام آنها را دارند. در یکی از تعاریف، رهبری را به عنوان یک فرآیند لحاظ کردیم. فرآیند خود دارای چندین مرحله است. یک رهبر موفق قبل از شروع یک کار با توجه به شرایط موجود و اهداف تعیین شده به این سطح از آگاهی می‌رسد که آیا توانایی انجام آن کار را دارد یا نه؟ یک رهبر موفق هیچ گاه هیجانی تصمیم نمی‌گیرد و کاری را انجام می‌دهد که در توانش باشد.

۶- رهبران موفق عادت به مطالعه دارند

رهبران موفق از هر لحظه‌ای که به دست آورند استفاده خواهند کرد تا مطالعه کنند، زیرا مطالعه فعالیتی است که نه تنها بر معلومات می‌افزاید، بلکه باعث آرامش فکر شده و رهبران را در اتخاذ تمیمات بهتر یاری می‌دهید. مطالعه علاوه بر یادگیری مطالب جدیدتر فواید دیگری را برای رهبران به ارمغان می‌آورد. از جمله بهبود حافظه، افزایش مهارت‌های استدلالی، بهبود تمرکز و افزایش مهرات نوشتن. از این رو است که از مطالعه به عنوان عادت رهبران موفق یاد می‌شود.

۳- رهبران موفق یک اشتباه را دو بار تکرار نمی کنند

رهبران موفق هیچ گاه اشتباهات شان را تکرار نمی‌کنند. رهبران موفق در پایان یک روز کاری زمانی را به فکر کردن درباره آنچه انجام داده یا تصمیم گرفته‌اند، اختصاص می‌دهند. این کار برای آنان از دو جهت قابل اهمیت و مورد فایده است. اولاً مروری دقیق‌تر نسبت به کارهای خود خواهند داشت و ثانیاً اگر اشتباهی در انجام کارها و اتخاذ تصمیمات رخ داده را کشف و از تکرار آن پرهیز خواهند کرد. پس اگر می‌خواهید این عادت رهبران موفق را کسب نمایید، باید در دوره‌ی زمانی مشخص اعمال خود را مورد بررسی قرار دهید.

۴- رهبران موفق خودشناسند

موضوع دیگری که جزء عادت رهبران موفق محسوب می شود، شناخت بسیار خوبی است که از خودشان دارند. نکته‌ای که باید به آن توجه کنید این است که رهبران موفق در هر حالی خودشان را به بهترین شکل ممکن می‌شناسند. این عادت به آنان در موارد زمانی و مکانی مختلفی کمک خواهد کرد که تصمیم درست و رفتار شایسته‌ای را اتخاذ نمایند.

۵- رهبران موفق میل و اشتیاق زیادی دارند

هرگاه در یک سازمان یا جامعه پویایی و اشتیاق و میل به پیشرفت مشاهده شود، شک نکنید که رهبرآن سازمان یا جامعه این ویژگی را در خود دارد. بله، میل و اشتیاق نیز عادت رهبران موفق است. البته این نکته را باید در نظر داشت که این اشتیاق فقط ظاهری نیست، بلکه از صمیم قلب و با تمام وجود ابراز می‌شود. اگر اینگونه نباشد افراد سازمان و جامعه به سرعت متوجه خواهند شد و دیگر میلی به پیشرفت نخواهند داشت.

۷- رهبران موفق اهل برنامه ریزی هستند

یکی از مهم‌ترین عادت‌های رهبران موفق برنامه ریزی برای کارهای شان است. رهبران موفق برخلاف بسیاری از افراد که کارها را بدون ترتیب یا نظم خاصی انجام می‌دهند، برای کارهای خود اولویت بندی، زمان و نحوه‌ی انجام آن را از پیش معین می کنند و طبق برنامه ریزی صحیحی آن کارها را تا رسیدن به هدف انجام می‌دهند.

۸- رهبران موفق به سلامت شان اهمیت می دهند

یکی دیگر از رفتارهایی که در رهبران موفق مشاهده می‌شود، حفظ سلامت جسمی و روحی و اهمیت دادن به مقوله سلامت است. آن‌ها بر این باورند که جامعه و سازمان تندرست قابلیت بهره وری و پیشرفت بیشتری نسبت به سایر جوامع را دارد. از این رو توجه ویژه به سلامت هم عادت رهبران موفق طلقی می‌شود. رهبران موفق نه تنها برای خود بلکه برای مجموعه‌ی تحت هدایت خود برنامه‌های جامع سلامت تدوین می‌نماید و کلیه افراد خود را برای دست یابی به تندرستی تشویق می کنند.

۹- رهبران موفق به بازخوردها توجه دارند

کارها و برنامه‌های زیادی در سطح سازمان یا جامعه انجام می‌شود و هرکدام از آنها نتایج و پیامدهای خود را خواهد داشت. رهبران موفق عادت دیگری که دارند این است که نه تنها بر نحوه انجام این کارها و برنامه‌ها به دقت اشراف دارند، بلکه برای آن ها مهم است که آیا نتیجه مطلوب به دست آمده است یا خیر؟ آن‌ها با بازخورد گرفتن از امر مهم مطلع خواهند شد. پس اهمیت دادن به نتایج و گرفتن بازخورد نیز عادت رهبران موفق می‌باشد.

۱۰- رهبران موفق با چالش ها رویارویی می کنند

یکی از عادت‌ها و ویژگی‌های بارز رهبران موفق رویارویی و تمرکز بر روی فعالیت‌های چالش براگیز است. رهبران موفق زندگی را با چالش معنا می‌کنند و در این عرصه روز به روز پیشرفت می‌کنند. آن‌ها در یافته‌اند که هر چه بیشتر خود را در معرض چالش‌ها برای کسب موفقیت قرار دهند، نه تنها دلسرد نمی‌شوند، بلکه اعتماد به نفسشان روز به روز افزایش می‌یابد.

ذکر این نکته حائز اهمیت است که خود چالش‌ها لزوماً مهارت‌ها و سطح دانش و آگاهی شما را افزایش نمی‌دهد، بلکه این باور را در شما به وجود می آورد که شما می توانید رشد کنید و به اهداف تعیین شده خود دست یابید.

۱۱- رهبران موفق ریسک پذیرند

عادت دیگری که در رهبران موفق قابل مشاهده است، ریسک پذیری آنها است. آنان با ترس و ریسک هایی که در پیش رویشان است روبه رو می شوند. شاید وضعیت امنی که در آن به سر می برند تا حدی خوشایند باشد. ولی برای رهبران موفق این وضعیت یکسان خسته کننده می شود و تمام سعی خود را برای تغییر وضع موجود به کار می بندد. آن ها از قبول کردن ریسک کارها نمی هراسد.

با داشتن مربی و مشاور در امواج پرتلاطم زندگی، قایق بادبانی زندگی خود را به ساحل آرامش برسانید.

بر کسی پوشیده نیست که در دنیای امروز علم مدیریت جزء علوم پایه و موثر در هر سازمان، جامعه و کشورها است. با نگاهی سطحی می توان دریافت که سازمان هایی که اصول مدیریت را به درستی پیاده کرده اند، چگونه به شکوفایی و پیشرفت دست پیدا کرده اند. مدیریت در سازمان دارای سطوح متفاوتی است که هر کدام وظیفه خاص خود را ایفا می کنند. یکی از مباحث مهم در علم مدیریت در سطح یک سازمان مدیریت کارمندان یا کارکنان است.

این بخش از مدیریت از گزینش جهت استخدام گرفته تا ورود فرد به سازمان و بعد از آن یعنی، برنامه ریزی، سازماندهی وکنترل جهت رسیدن به بالاترین سطح برای کمک به اهداف سازمانی، فردی و اجتماعی ایفای نقش می کند. مدیریت کارمندان بخش ها و عملکردهای گوناگونی دارد که در بطور کلی در چهار مورد خلاصه می شود:

• برنامه ریزی
• استخدام
• آموزش و توسعه
• هدایت و کنترل

آنچه که در اینجا به آن پرداخته خواهد شد نحوه مدیریت کارکنان به شکلی کاملاً صحیح و علمی است که به افراد کمک می کند استعداد های خود را بروز دهند. با تعاملی سازنده کارها را به درستی پیش برند و سازمان را جهت رسیدن به اهداف، کمک کنند.

بدیهی است سازمان ها برای جذب نیروی مورد نظر خود پارامترها و خصوصیاتی را تعریف کرده باشد. در مرحله جذب نیرو سازمان باید با بررسی دقیق افراد، مورادی را برگزیند که دارای شایستگی بیشتری باشند و امکان رشد برای خود و سازمان را فراهم کنند. وظیفه بعدی سازمان آموزش صحیح و سازنده افراد جذب شده است.

در این مرحله از مدیریت کارمندان ، سازمان باید در برخورد با کارمندان جدید صبر و برباری پیشه کند تا بتواند هم آنها را به ادامه راه و همکاری فرد با سازمان دلگرم کند، هم به اهداف آموزشی از پیش تعیین شده دست یابد. البته باید به چند نکته قبل از آموزش آنها توجه کرد. مدیریت باید شناخت دقیقی از فرد، چه سابقه شغلی و تجارب کاری و چه شخصیت او داشته باشد. آموزش های سازمان باید به گونه ای باشد که برای فرد ایجاد انگیزه کند تا بتواند مسئولیت خود را به درستی بشناسد.

آموزش کارمندان خود دارای فرآیندی است که برای کسب نتیجه مطلوب باید مراحل آن به درستی طی شود. این فرآیند داری چهار مرحله می باشد که عبارت است از:

۴ مرحله فرایند آموزش کارمندان

۱- نیازسنجی

نیازسنجی بدان معناست که افراد برای قبول کردن یک مسئولیت خاص، چه آموزش هایی جهت درک صحیح شغل و ایفای نقش در آن سمت نیاز دارند. این مرحله در برخی از موارد طی چندیدن دوره نیز انجام می شود تا میزان تطابق افراد با سمتی که دارند مورد بررسی قرار گیرد.

۲- طراحی و برنامه ریزی

در این مرحله اولین وظیفه مدیریت کارمندان، تعیین معیارهایی برای روش آموزش است و بعد از آن شیوه آموزشی مناسب را انتخاب می کند. تعیین مشخصات مربوط به طرح آموزش برای درک روشن از نیازهای سازمان و اهداف آن الزامی است. چراکه می خواهیم بدانیم بعد از این آموزش ها، کارمندان توانایی دست یابی به چه چیزی را خواهند داشت.

۳- اجرای برنامه

وظیفه دیگر مدیریت کارمندان برگزاری هرچه بهتر آموزش ها است. زیرا در این مرحله بازخوردهایی داده می شود که می تواند سطح کمی و کیفی آموزش ها را تعیین نمود. برخی از کارها مانند پشتیبانی مناسب، فراهم کردن ابزار و تجهیزات، مکان مناسب و … در این مرحله انجام می شوند.

۴- ارزیابی و سنجش

در این بخش مدیریت می تواند میزان اثربخشی آموزش های خود بر کارمندان را مورد بررسی قرار دهد. این بررسی در سه سطح واکنش، دانش و رفتار انجام می گیرد. با جمع بندی تمامی این موارد و پایش کارمندان، مدیریت به این تیجه می رسد که آموزش های تعیین شده ثمربخش بوده اند یا خیر.

دستیابی به موفقیت سازمانی با مدیریت کارمندان (چگونگی مدیریت کارمندان)

مدیریت کارمندان وظیفه دیگری نیز بر عهده دارد و آن حمایت و پشتیبانی و ایجاد بسترهایی برای رشد همه جانبه کارمندان است. بدین شکل که کارمندان را به گونه ای در مسیر شغلی شان قرار دهند که آنها مجال بروز خلاقیت ها و استعداد خود را داشته باشند. نه اینکه با برخورد های زننده موجب سرخوردگی و گاهی دلسردی نسبت به کار شوند. بعضی از کارهایی که می توان در این بخش انجام داد عبارتند از: آموزش های ضمن خدمت، توسعه تکنولوژی، نظرخواهی و ایجاد بسترهای کاری مناسب.

مرحله دیگری که در حوزه مدیریت کارمندان قرار دارد، کنترل و هدایت است. کنترل یکی از اجزای اصلی مدیریت محسوب می شود. به طوری که بدون توجه به این جزء، سایر اجزای مدیریت، از قبیل بر نامه ریزی، سازماندهی و هدایت نیز ناقصند و تضمینی برای انجام درست آنها وجود ندارد.

در حقیقت زمانی که یک برنامه تهیه شد؛ برای اجرای آن سازماندهی به عمل آمد؛ و رهبری و هدایت آن مشخص شد، انتظار این است که هدف های برنامه تحقق پیدا کند و در اجرای برنامه، اطمینان وجود داشته باشد که روند حرکت دقیقاً به سوی اهداف تعیین شده است. هدف از انجام کنترل کارمندان عبارت است از این که مشخص گردد، آیا کارمندان براساس اهداف تعیین شده وظایف خود را انجام می دهند یا خیر؟ اگر انجام می دهند با چه سطح کیفی و کمی؟

کنترل و مدیریت کارمندان در حقیقت فرایندی است که بایدها را با هست ها، مطلو ب ها را با موجودها، و پیش بینی ها را با عملکردها مقایسه می کند و تصویر روشنی از اختلاف یا تشابه بین این دو گروه از عوامل را در اختیار مسئولان و مدیران سازمان قرار می دهد.

گاهی مفهوم نظارت و کنترل در کنار همدیگر به کار گرفته می شود که این کار خطایی است. در واقع نظارت، مهم تر و مقدم بر کنترل است. چرا که نظارت یک امر مشاهده ای و تحقیقی می باشد و اگر در یافتن انحرافات جریان عملیاتی سازمان موردی دیده نشود نیازی به کنترل نخواهد بود.

در سال های اخیر مفهومی جدید در زمینه کنترل کارمندان به کار گرفته می شود و آن خود کنترلی است. خودکنترلی حالتی در درون انسان است که او را به انجام وظایف و حس مسئولیت پذیری متمایل می سازد. بدون اینکه از خارج او را تحت کنترل و نظارت داشته باشند. با نگاهی دقیق تر به تعریف خودکنترلی می توان دریافت که اگر سازمان در مرحله آموزش به درستی عمل کرده باشد و حس و انگیزه کارمندان، نسبت به شغل شان را درست ارائه کرده باشد، کارمند نیز به این درک و آگاهی می رسد که حتی اگر شخصی او را کنترل نکند، وظیفه خود را به نحو احسن به انجام رساند.

کنترل در یک سازمان چه ضرورتی دارد؟

این را می دانیم که هدف اصلی کنترل اصلاح و بهبود در راستای اهداف سازمان است. چه بسا در بسیاری از موارد کارمندان ناخواسته دچار انحرافات سهوی می شوند و متوجه این امر هم نیستند. اینجاست که کنترل به کمک او خواهد آمد و او را به مسیر اصلی و درست هدایت خواهد کرد. به بیان دیگر می توان گفت امر کنترل یک عامل انگیزشی برای کارمندان برای هرچه بهتر نشان دادن خود است. کنترل در تمامی سطوح سازمان موجب برقراری یک تعادل و هماهنگی همه جانبه خواهد شد.

در برخی اوقات، کارمندان اینگونه تلقی می کنند که کنترل توسط برخی از همکارانشان صورت می گیرد، که این امر موجب ایجاد حس بی اعتمادی و دلسردی در مجموعه می شود. حال آنکه وظیفه مدیریت در این موارد رفع شبهات و ابهامات کارمندان خود می باشد. وظیفه مدیریت این است اگر مواردی را مشاهده کرد که کارمندان از خط اصلی دور شده اند، آنها را ریشه یابی کند و راه حل های اصلاحی ارائه نماید.

علاوه بر موارد ذکر شده در مدیریت کارمندان و کارکنان نکات دیگری نیز هست که می تواند مدیریت را در هرچه بهتر اداره کردن کارمندان خود کمک نماید.

آزادی

یکی از نکات این است که مدیر باید کارمندان را در انجام وظایف محوله بیشتر آزاد بگذارند، تا زمینه بروز خلاقیت وی فراهم شود. چرا که کارمندان مسئول تصمیم های خود هستند و باید پاسخگو باشند. در این مواقع پیشنهاد به مدیریت، راهنمایی است.

مدیریت متفاوت

نکته دیگر آنکه، در بحث مدیریت کارمندان نباید همه را به یک شکل مدیریت کرد. بدیهی است که مدیر باید نسبت به کارکنان خود مهربان باشد و با همه به احترام رفتار نماید. ولی نباید انتظار داشته باشد که همه کارمندان به این شیوه مدیریت واکنش یکسان نشان دهند.

ایجاد اعتماد

نکته مهم دیگری که در مدیریت کارمندان مورد توجه می باشد، اعتمادسازی است. اعتماد، مهم‌ترین عامل در شکل‌گیری روابط فردی و اجتماعی است. کارمندان در سازمان بیشترین چیزی که خواهان آن هستند، این است که اولاً به مدیر خود اعتماد کنند، ثانیاً مدیریت نیز به آنها اعتماد کند. اعتماد بطور تدریجی به وجود می آید و به شکل پایدار درخواهدآمد. برخی از رفتارها از سوی مدیران باعث ایجاد بی اعتمادی می شود، مانند: عمل نکردن به قول‌ها، شایعه‌پراکنی، نگه‌ داشتن اطلاعات فقط برای خود و دورو بودن.

قدردانی

شما به عنوان یک مدیر باید از کارمندان خود قدردانی نمایید. متأسفانه یکی از اشتباهاتی که در بین مدیران رایج است قدردانی نکردن از کارمندان خود است. علت اصلی بسیاری از نارضایتی کارمندان در سازمان نیز همین امر است. در برنامه روزمره خود توجه به کارمندان را در اولویت قرار دهید، زیرا با این کار به آنها انگیزه مضاعف خواهید داد.

سازمان ها امروزه با استفاده از منابع مختلف به دنبال اهداف سازمانی خود و رفع یکی از نیاز های جامعه اند. اما از آن جایی که منابع به صورت یکسان در دسترس نیست، علاوه بر شکل گیری نوعی رقابت بین سازمان ها جهت دستیابی به منابع، منجر به ایجاد حساسیت در کیفیت استفاده از منابع و میزان خروجی تولید شده می گردد. این یک مزیت است که از منابع ورودی به سازمان بتوان بیشترین استفاده را کرده و خروجی های با کیفیت و در عین حال با کمیت بالا نیز تولید کرد. راه های مختلفی برای بهره برداری بهتر از منابع در سازمان وجود دارد ازجمله: افزایش بهره وری کارکنان ، ساختار سازمانی مناسب، تجهیزات و ابزار کار سالم، فضای متعادل و سالم کاری، مدیریت و رهبری موفق و ، تقسیم کار صحیح و … .

همه این عوامل در نیل به بهره وری مطلوب ضروری اند. یکی از مهمترین اهداف در هر سازمانی افزایش بهره وری کارکنان آن است. در بین عوامل یاد شده در بالا، کلیدی ترین نقش و موثرترین آن در افزایش بهره وری سازمان، نیروی انسانی است. کارمندی که با فرهنگ بهره وری آشنا باشد، آن را به بهترین بصورت در سازمان اجرا خواهد کرد.

بهره وری به معنی به حداکثر رساندن استفاده از منابع به روش علمی، به منظور کاهش هزینه ها  و افزایش خروجی ها است. از نظر فرهنگ آکسفورد، بهره وری نسبت کالاهای تولید شده به منابع مصرف شده است. و از نظر سازمان بهره وری ملی ایران، بهره وری یک فرهنگ، یک نگرش عقلائی به کار و زندگی است که هدف آن هوشمندانه تر کردن فعالیت ها برای دستیابی به زندگی بهتر و متعالی تر است.

افزایش بهره وری کارکنان

صرف نظر از تعریف های گفته شد،ه ذکر برخی نکات در مورد بهره وری لازم است. اینکه بهره وری منحصر به واحد های تولیدی و صنعتی نیست. بنابراین سازمان هایی هم که خدمات ارائه می کنند می توانند از الگوهای بهره وری استفاده کنند. بهره وری دقیقا مترادف سودآوری نیست، بلکه بهره وری می تواند منجر به افزایش رضایت کارکنان و تعهد آن ها نسبت به سازمان گردد که با معیارهای مادی نمی توان آن را سنجید.

برنامه های بهره وری حتما باید مانند روحی یکپارچه در همه جای سازمان وجود داشته باشد و رعایت آن برای همه امری ضروری باشد تا نتیجه دهد. برنامه های افزایش بهره وری باید در دوره های زمانی معین مورد ارزیابی قرار بگیرند و نتایج بررسی شوند. همچنین برنامه های افزایش بهره وری کارکنان باید از سمت مدیران ارشد حمایت شود و نیز مشارکت کارکنان در چنین امری حتما مورد استفاده قرار بگیرد.

راهکارهای افزایش بهره وری در یک سازمان نیاز به شناخت کافی از وضعیت موجود و فرهنگ کاری سازمان است. در نتیجه با توجه به این واقعیت که تفاوت های بسیاری در سازمان ها وجود دارد؛ راهکارهای افزایش بهره وری در آنان نیز متفاوت خواهد بود. لذا برای اقدام در هر سازمانی باید نسخه ای منحصر به فرد را ایجاد کرد تا به وضع مطلوب رسید. ما در این مقاله به برخی از نکات سلب و ایجابی که در افزایش بهره وری کارکنان باید به آنها توجه کافی بشود را بیان می کنیم تا راهنمای شما در نگارش برنامه بره وری سازمان تان باشد.

موانع افزایش بهره وری کارکنان

۱- ضعف سیستم جذب

بهترین عمل برای پیشگیری از برخی از مشکلات سازمانی، اصلاح سیستم جذب و استخدام کارکنان است. یک جذب صحیح بسیاری از هزینه های بعدی سازمان را کاهش می دهد. باید از ابتدا کارکنانی وارد سازمان شوند که دارای صلاحیت کافی و تخصص لازم باشند. استخدام فردی که با پست مربوطه آشنایی کافی ندارد و یا دوره های کار آموزی لازم را نگذرانده باشد، منجر به هدر دادن منابع و تحمیل هزینه های اضافی می گردد. در نتیجه بهره وری کارکنان کاهش می یابد و موفقیت سازمانی را به تأخیر می اندازد.

۲- روش های انجام کار غلط

در بسیاری از سازمان های سنتی و دولتی، روش کار ثابتی وجود دارد که همه ملزم به پیروی از آنند . حتما باید طبق مقررات تمام مسیرهای انجام وظایف را به طور دقیق انجام دهند. عدم تحول در روش کار و عدم استفاده از روش های نوین مثل تکنولوژی رایانه و یا اینترنت که به تسهیل و تسریع کارها کمک می کند، منجر به خستگی و دلزدگی کارکنان و سردرگمی و اتلاف وقت ارباب رجوع خواهد شد. گاهی افزایش بهره وری کارکنان با یک تغییر در روش انجام کارها به راحتی میسر می شود.

۳- عدم وجود نظارت و ارزشیابی

نداشتن یک ارزشیابی و یا نقص در ارزشیابی و نظارت، باعث می شود تا نتوانید به نقاط ضعف و موانع بهره وری در سازمان تان پی ببرید. با ایجاد یک سیستم ارزشیابی مناسب که عملکرد کارکنان را در دوره های مشخص مورد ارزیابی قرار می دهد، می توانید به معیاری جهت اصلاح روش های ناکارآمد دست بیابید.

۴- نداشتن انگیزه کاری

علت های از بین رفتن انگیزه در کارکنان موارد متععدی می تواند باشد. ولی ارتباط مستقیم آن با افزایش بهره وری در کارکنان، آن را از جمله موارد مهمی کرده است که حتما باید به آن توجه نمود. کارکنان با انگیزه خواهان تلاش بیشتر برای رسیدن به اهداف سازمان و نیز استفاده صحیح از منابع و کاهش هزینه ها هستند.

۵- ضعف مدیریت

یکی از عوامل اصلی که به افزایش بهره وری کارکنان کمک می کند، آشنایی مدیران با تکنیک ها و فنون برنامه ریزی، تقسیم کار، مدیریت منابع انسانی و نظارت و ارزشیابی است. عدم آشنایی مدیر با این موارد موجب ضعف در مدیریت و نهایتا کاهش بهره وری کارکنان خواهد شد. چرا که این عدم آگاهی که منجر به ضعف سازمان نیز خواهد شد از مراتب بالای سازمان سرچشمه می گیرد و به همه ی سازمان سرایت خواهد کرد.

همچنین مشفله کاری فراوان مدیر نیز از دیگر عوامل بازدارنده افزایش بهره وری کارکنان است. چون مدیر عملا نمی تواند کارهایش را در زمان های تعیین شده، به نحو شایسته انجام دهد. در نتیجه عدم رضایت ارباب رجوع و کارکنان، و کندی در انجام کارها را به بار خواهد آورد.

عوامل موثر بر افزایش بهره وری کارکنان

۱- کارکنان خلاق و با مهارت

استخدام و نیز حفظ کارمندانی که خلاقند و و توانایی های ویژه ای دارند، مهمترین عامل موثر بر بهره وری است. البته فراهم کردن محیط مناسب برای فعالیت و نیز رشد و نگهداری از چنین کارکنانی نیز از ضروریاتی است که می تواند از هدر رفتن چنین سرمایه هایی جلگیری کند. کارکنانی که به یادگیری اهمیت بدهند و دارای مهارت های خود انگیزشی باشند، از دیگر ملاک های کارآمد، برای افزایش بهره وری کارکنان است.

۲- برنامه ریزی

یک برنامه ریزی استراتژیک که به حد کافی منسجم بوده و همه جوانب را مدنظر قرار داده است، تا اندازه زیادی از سردرگمی ها و به هدر رفتن زمان و منابع جلوگیری می کند. تهیه یک برنامه خوب و سپس تفهیم آن به کارکنان برای همراهی با برنامه باعث می شود کارمندان وظایفشان را متمرکزتر دنبال کنند و نیز با انگیزه تر فعالیت کنند. چون ابهام در کار از عوامل سردرگم و دلسرد کننده در کارند. کارمندانی که در چارچوب یک برنامه ریزی صحیح کار می کنند می توانند زودتر به موفقیت دست پیدا کنند. همین امر موجب افزایش تعهد آنهابه سازمانشان می گردد.

۳- ارتباط با کارکنان

رو راست بودن و حفظ صراحت و صداقت با کارکنان، از پخش شدن شایعات و یا ایجاد ابهام جلوگیری می کند. زمانی که بازخورهای مدیر به کارکنان، صادقانه و توأم با نکات مثبت و منفی همراه می شود، کارکنان را در ادامه اجرای برنامه به خوبی راهنمایی می کند. به یاد داشته باشبد که کارکنان هم انسان هایی اند با دغدغه هایی شبیه دغدغه های شما، پس گاهی با آنها سر صحبت های غیر کاری را باز کنید و با آنها صمیمی بشوید تا حرف هایشان را با شما در میان بگذارند و احساس بهتری نسبت به شما پیدا کنند. در چنین حالت هایی کارکنان به راحتی نظرات و ایده ها و حتی بازخورهایشان از سازمان را با شما در میان خواهند گذاشت.

۴- اولویت بندی داشتن

منابع محدود و در دسترس، ایجاب می کند برای تخصیص آنها اولویت قائل شد. به تمام طرح ها و یا بخش ها نمی توان به یک اندازه رسیدگی و منابع اختصاص داد. اولویت بندی به شما کمک می کند زمان و منابع را به ارزشمند ترین، حیاتی ترین و تأثیر گذارترین وظایف و بخش ها اختصاص داده شود. کارمندان نیز از این نوع اولویت بندی باید آگاه بشوند و وظایف شان را بر اساس آن انجام بدهند.

۵- سنجش و ارزیابی به موقع

زمانی که کارمندان بدانند عملکرد آنها مورد ارزیابی قرار می گیرد و نواقص آنها آشکار خواهد شد تمرکز بیشتری را در انجام وظایفشان خواهند داشت. رفته رفته چنین فرآیندی منجر به پیشرفت افزایش بهره وری کارکنان خواهد شد. این سنجش ها به سازمان کمک می کند تا بهتر بتواند کارمندان را در جهت اهدافش سازماندهی کند و در مواردی که نیاز به آموزش و یادگیری کارکنان ملاحظه شود، دوره هایی را برای ارتقا و آموزش کارکنانش برگزار کند.

«من شخصی مردم دوست هستم» و «من کمک به دیگران را دوست دارم.» این ها دو دلیل رایج است که مدیران منابع انسانی در جواب این که چرا شغل مدیریت منابع انسانی را برای خود انتخاب کرده اند، می آورند. هر چند این ها دلایل خوبی برای شروع این کار است، اما نمی تواند دلایل کافی برای انجام کار به بهترین شکل و در نتیجه دست یابی به موفقیت سازمانی باشد.

در این مقاله که از سایت shrm ترجمه شده است، به نکاتی اشاره می کنیم که نشان می­دهد چگونه می­توان در مدیریت منابع انسانی موفق و مؤثر بود. طبق روش دیوید لترمن، ۱۰ مورد مهم وجود دارد که هر متخصص منابع انسانی برای موفقیت به آن ها نیاز دارد.

ده کلید طلایی مدیریت منابع انسانی

۱۰- هدف داشته باشید

بدانید چه می خواهید انجام دهید و چرا؟ منتظر نباشید که سازمان شما مدیریت منابع انسانی را برای شما تعریف کند. مثال های زیادی در دسترس است و جستجوی کمی شما را به دامنه گزینه های موجود سوق می دهد. این را وظیفه خود بدانید که امکانات را بسنجید. هر چیزی که می یابید مطالعه کنید و با دیگران ارتباط برقرار کنید تا خودتان را به یک متخصص تبدیل کنید و در نتیجه به موفقیت سازمانی دست یابید.

اگر مصاحبه می شوید، اهداف تان را بیان کنید. اگر مشغول کار هستید، در هر فرصتی که به دست می آورید اهداف تان را مطرح و مشخص کنید. درباره ایده های خود با تیم رهبری­تان گفتگو کنید تا ورودی و خروجی آنها را خوب واکاوی کنید.

هدف من در شرکت وین ریسورتس Wynn Resorts این بود که فرهنگی را توسعه دهم که افراد دوست داشته باشند در محدوده آن کار کنند و باقی بمانند؛ نتیجه به موفقیت سازمانی منجر شد که شامل این موارد است: جذب بیش از سه میلیون تقاضای کار برای ۱۲۵۰۰۰ جای خالی‌ ای که بیش از ۲۰ سال پر کردیم. نرخ گردش مالی سالانه در این مدت ۱۱ درصد بود.  نداشتن پرونده شکایت و قضاوت (۵۰ درصد اتحادیه ، ۵۰ درصد غیر اتحادیه) و به عنوان یکی از ادارات تحسین شده آمریکا انتخاب شدن.

۹- یک متفکر مدبر باشید

هر سازمان مهمی به مدیران منابع انسانی نیاز دارد که با آموختن اهداف شرکت با آنها هماهنگ و از آنها پشتیبانی کنند. ما می خواستیم بخش مدیریت منابع انسانی در Wynn ، بیش از یک بخش اداری باشد، به این معنی که کارکنان در هر سطحی نقش خود را در پشتیبانی از فرهنگ و فلسفه منابع انسانی درک کنند.

به عنوان مثال، این شرکت برای پیشبرد موفقیت سازمانی، یک تیم کوچک و توانمند می خواست، بنابراین ما منابع انسانی را طراحی کردیم که مدیران و کارمندان بتوانند از آنها برای ورود و بازیابی معاملات و اطلاعات مربوط به منابع انسانی خود استفاده کنند. ما به آنها آموختیم که چگونه از منابع انسانی استفاده کنند و کارآیی و اثربخشی آنها را بسنجند. داشتن این ابزارهای خدمات شخصی به تیم مدیریت منابع انسانی این امکان را می دهد تا به جای منشی معاملاتی، به یک شریک با تدبیر تبدیل شوند.

۸- استاد برقراری ارتباط شوید

استیو وین Steve Wynn به ما آموخت که تفاوت میان یک متخصص خوب و یک رهبر بزرگ در حیطه مدیریت منابع انسانی، داشتن توانایی در برقراری ارتباط است. شما صدای فرهنگ سازمان خود هستید، پس برای ادای این نقش از ترفندهای زیر استفاده کنید:

• سبک سخنران مورد علاقه‌تان را تقلید کنید. بلند تمرین کنید و سپس در جمع کارمندان برخیزید و در مورد کارهای مفیدی که تیم منابع انسانی تان انجام می دهد، گزارش دهید.
• از مهارت های خود برای کمک به دیگران در برقراری ارتباط موثرتر در جلسات، شرکت ها و مناسبات جمعی استفاده کنید و همچنین از آنها در جهت گیری های جدید استخدامی در حوزه مدیریت منابع انسانی بهره ببرید.
• در جلسات تقویت فن بیان و سخنرانی شرکت کنید. تنها مقدار کمی از این تمرینات، می تواند در تبدیل کردن شما به یک سخنران قهار، بسیار مؤثر واقع شود و در موفقیت سازمانی تأثیر بزرگی بگذارد.

۷- خبره تکنولوژی شوید

من به تأثیر شگرف استفاده از تکنولوژی در گسترش و پیشرفت عملکرد مدیریت منابع انسانی باور دارم. مشکل من این بود که عادت نداشتم ایده های خودم را بیان کنم و یا در بحث ها شرکت کنم. بنابراین در دوره هایی شرکت کردم که به من در درک بهتر واژه شناسی و روش شناسی کمک کرد. (چیزی که مرتب جمع های کوچک دانشکده آن را پیشنهاد می کنند و امروزه این جلسات با کارگاه­ها و دوره­های آنلاین تکمیل می‌شود). من هیچگاه در هیچ جمعی باهوش­ترین نفر نبوده ام؛ اما با پرورش و آموزش خود، توانستم طیف گسترده‌ای از اهداف فناوری اطلاعات را که شامل اجرای سیستم های اطلاعاتی منابع بزرگ انسانی و سیستم های پیگیری متقاضیان بود، در همکاری با فروشندگانی که مورد اعتمادمان بودند، محقق کنم و این موفقیت سازمانی را به همراه آورد.

۶- در مدیریت منابع انسانی، انعطاف پذیر باشید

برای مدیریت منابع انسانی بهتر، در ابتدا نسبت به کشف چیزهایی که نمی­دانید کنجکاو باشید. این که کارهایی که برای­مان راحت است را انجام دهیم، بسیار آسان است، اما شما به یادگیری مسائل جدید که در نتیجه تغییرات سریع در سراسر صنعت و کارتان پیش می آید، نیاز دارید تا بتوانید به موفقیت سازمانی دست پیدا کنید.

زمانی را هم به صورت آنلاین و هم با برقراری ارتباط با دیگران، برای کشف مسائل جدید اختصاص دهید و بهترین راهکارهای پیشنهادی دیگران جهت هماهنگی با مسائل را بیاموزید. در حوزه مدیریت منابع سازمانی به اهمیت حمایت از جلسات گروهی تجاری و صنعتی در محل شرکت خود توجه کنید تا به کارکنان خود اجازه دهید با دیگران تعامل داشته باشند.

در مرحله دوم، چیزهای جدید را امتحان کنید. دنیا در حال تغییرات پی در پی است. به همین جهت روش‌ها و سیاست‌های ثابتی که در گذشته آموختید، مرتب نیاز به به روز رسانی دارد.

چه تعداد از ما دفترچه ای داریم که در آن موارد دلخواه مان را یادداشت کرده ایم؟ آیا فکر می کنید این کار قدیمی شده است؟ (واقعا آخرین باری که شما شخصی را بدون دلیل اخراج کردید کی بوده است؟) همچنین قضاوت اجباری: تا حالا از این که چرا اینقدر دادخواهی و مرافعه در بخش مدیریت منابع انسانی وجود داشته متعجب شده اید؟

ما غالبا چیزی را انجام می دهیم که در گذشته نیز انجام می شده است، اما برخی اوقات راه بهتری برای انجام کارها وجود دارد و چه کسی بهتر از مدیریت منابع انسانی می تواند این راهکارهای بهتر و جدید را به ما پیشنهاد دهد؟

در مرحله سوم، استاد تغییرات باشید. نقش های مدیریت منابع انسانی، برای­مان بستری برای آموختن، قدرت رهبری بحث­های مرتبط و درک صحیح تأثیر تغییرات را به ارمغان می آورد. پایبندی سفت و سخت به گذشته مانع اتخاذ تصمیمات و کارهای جدید و خوشایند در آینده می شود. این جایی است که یک طرز فکر آزاد و منعطف به خوبی به مدیریت منابع انسانی به شکلی حرفه ای خدمت می کند. برنامه ریزی توأمان برای چیزهایی که می خواهیم انجام دهیم و برای مسائل احتمالی -برای اوقاتی که کارها دقیقا آن طوری که برنامه ریزی کرده ایم پیش نمی رود- هوشمندانه ترین کاری است که می توانیم انجام دهیم.

در مرحله چهارم، این تغییرات را به صورت مؤثر مدیریت کنید. این راهی است برای یافتن ایده‌های بزرگ و کوچک و عملی کردن آنها. ایده های بزرگ زمان و تلاش زیادی برای عملی شدن می طلبد و یک نفر باید آن ها را مدیریت کند. بهترین راهکارها برای مدیریت پروژه در حوزه مدیریت منابع انسانی را یاد بگیرید و در این صورت خواهید توانست این تغییرات را هدایت کنید. بدانید که چه چیزی در دسترس است، همه آن ها را به کار ببندید و نقش هدایت برنامه های منابع انسانی را تا مرحله اجرایی شدن به عهده بگیرید.

۵- اعداد را بشناسید

آیا چیزی را می خواهید که باید هزینه زیادی بابت آن پرداخت؟ بودجه و پس انداز در این مسأله نقش اساسی دارد و شما باید برای آنچه نیاز دارید بجنگید. مدیران در مدیریت منابع انسانی غالبا برای پیشنهاد برنامه ها مردد هستند. زیرا می ترسند که پیشنهادات شان هیچگاه پذیرفته نشود.

من یک بار پیشنهاد ساخت یک سیستم پیگیری متقاضیان را دادم، سیستمی که از ۱۰۰ کامپیوتر در مرکز استخدام برای وارد کردن اطلاعات متقاضیان به صورت مستقیم استفاده می کرد. هزینه این کار بسیار بالا بود، اما من توانستم بازگشت سرمایه را در طی دو سال نشان دهم. اگر نیاز به بازگشت استاندارد پول در تحلیل سرمایه و روش شناسی آن را درک نکرده بودم، این کار در حیطه مدیریت منابع انسانی هرگز تصویب و انجام نمی شد.

همه ما با بودجه ها زندگی می کنیم و از اهمیت آن باخبریم. اما این به آن معنی نیست که شما باید بدون استفاده از تمام ابزارها و روش های در دسترس برای استدلال مؤثر ایده های خود، تسلیم شوید و موفقیت سازمانی را نادیده بگیرید.

۴- یک شریک خوب باشید

معمولا می شنوم که منابع انسانی مانند گزینه­ای روی میز هستند. حدس بزنید باید چه کار کنید؟ شما باید آن را به دست بیاورید. به همین دلیل است که مردم شما را به عنوان متفکری قدرتمند، رهبری خوب و سرمایه داری هوشمند می‌بینند، همه این‌ها برای موفق شدن در مدیریت منابع انسانی لازم است. اما چگونه:

• شخصا با مدیران ادارات تشریک مساعی کنید تا بدانید نیازهایشان چیست و چه انتظاری از منابع انسانی دارند. همکاری کردن، بهترین راه برای پذیرش و اجرای ایده‌ها در سازمان شما و رسیدن به موفقیت سازمانی است.
• برای کار در هر بخش، وقت بگذارید. گروه های متمرکز را مدیریت کنید، برنامه های آزمایشی را برای سنجش قابل قبول بودن و کاربردی بودن ایده های خود برای مدیریت منابع انسانی، اجرا کنید و یک گروه مشاوره برای تأمین اطلاعات در روند برنامه ریزی خود ایجاد کنید.
• مدیران بخش آموزش را منصوب کنید، در حوزه مدیریت منابع انسانی، ناظرانی را که مسئولیت تصمیم گیری برای آموزش های مورد نیاز محدوده خود را بر عهده دارند و همچنین تشخیص وقت اجرا و چگونگی ارائه کردن آموزش ها و بررسی عملکرد و رفتارهای بعد از آموزش از مسئولیت های آنهاست، به کار بگمارید.

این نوع از همکاری به بخش مدیریت منابع انسانی ما بینش عالی ای در مورد محتوای تمام بخش های سازمان داد و به ما کمک کرد تا با شناخت نیازهای سازمان، آن ها را رفع و تأمین کنیم.

۳- از دفتر خود خارج شوید

بیشتر از آنچه در دفتر باشید، از آن خارج شوید. کارمندان غالباً فکر می کنند که رفتن به بخش منابع سازمانی مثل رفتن به دفتر رئیس است. اینگونه نخواهد بود اگر شما از مدیرانی باشید که به طور مرتب در محل کار کارمندانتان حضور دارند، اینگونه آنها با شما آشنا می شوند و شما موضوعاتی را که در بخش مدیریت منابع انسانی باید با آنها سر و کار داشته باشید، بیشتر لمس می کنید.

علاوه بر این کارمندان از حضور شما قدردانی می کنند و مدیران با ایده های شما راحت تر کنار می آیند. شما بر خلاف آن دسته از مدیران منابع انسانی که پشت سیاست­های خود پنهان می شوند، خیلی زود بعنوان بخشی از تیم شناخته می شوید این به مدیریت منابع انسانی فرصت می دهد تا قبل از اینکه مشکلات جدی شود، به آن‌ها رسیدگی کند.

سیاست درهای باز بسازید. این امر این امکان را برای کارکنان ایجاد می کند که سؤال بپرسند، پاسخ دریافت کنند و اعتماد خود به سازمان را توسعه دهند و در نتیجه از تصمیمات نامطلوب خودداری نمایند.

۲- ریسک پذیر باشید

بیشتر متخصصان حوزه مدیریت منابع انسانی قدرت ریسک ندارند. زیرا به این کار تشویش نمی شوند و یا مورد اعتماد قرار نمی گیرند. اما کارکنان موفق نیاز به ریسک پذیری و نتایج ارزشمندی که در موفقیت سازمانی به بار می آورد را درک می کنند.

به عنوان مثال در برنامه سخنرانی های تد TEDx talk در سال گذشته، من به صورت متناوب چندین سخنرانی درمورد برنامه های استخدامی­ای که آن ها را توسعه دادم، انجام دادم. این برنامه ها شامل کار با یگان های گروه پلیس، برنامه های اردوگاه ویژه پوتین برای کسانی که برای اولین بار بزهکاری­های بدون خشونت داشته‌اند و همچنین همکاری با نمایندگی های محلی که باعث ارتقای خدمات به افراد محروم می شدند.

۱- الهام بخش دیگران باشید

کلمه ای که من غالبا باید برای وصف شیوه مدیریت منابع انسانی خود استفاده کنم، «الهام بخش» است. متخصصان منابع انسانی، قوانین را نشان می دهند و بیشتر اوقات ما به عنوان خبره­های تکنولوژی و استراتژی‌ای شناخته می شویم که ارتباطی با دنیای نیازهای واقعی سازمان‌ها نداریم. قطعا این در کار ما وجود دارد. شما هر چه بیشتر برای درک این که چگونه و چرا منابع انسانی ضروری است و چگونه می توانیم به نفع یکدیگر کار کنیم، الهام بخش باشید، بیشتر به عنوان مدیر در حوزه مدیریت منابع انسانی در سازمان خود شناخته می شوید. اگر مشتاق باشید، در شرکت خود نیز این شور و اشتیاق را می بینید. اگر هم مشتاق نباشید، شغل دیگری برای خود و کسانی که در سازمان تان هستند در نظر بگیرید.

این شوخی نیست. و این آن شیوه مدیریتی نیست که متخصصان منابع انسانی امروزه به آن نیاز داشته باشند. این ده گام را دنبال کنید و در نتیجه به مدیر مؤثرتری در حوزه مدیریت منابع انسانی تبدیل می شوید. وسواسی در ترتیب آن ها نداشته باشید. اگر به نظر می رسد بعضی از آن ها مهمتر از بقیه باشند، آن ها را دوباره ترتیب‌بندی کنند تا برای شما و سازمانتان بهتر کار کند و موفقیت سازمانی را به همراه داشته باشد. موفق باشید.

با داشتن مربی و مشاور در امواج پرتلاطم زندگی، قایق بادبانی زندگی خود را به ساحل آرامش برسانید.