بایدها و نبایدهای افزایش بهره وری کارکنان

سازمان ها امروزه با استفاده از منابع مختلف به دنبال اهداف سازمانی خود و رفع یکی از نیاز های جامعه اند. اما از آن جایی که منابع به صورت یکسان در دسترس نیست، علاوه بر شکل گیری نوعی رقابت بین سازمان ها جهت دستیابی به منابع، منجر به ایجاد حساسیت در کیفیت استفاده از منابع و میزان خروجی تولید شده می گردد. این یک مزیت است که از منابع ورودی به سازمان بتوان بیشترین استفاده را کرده و خروجی های با کیفیت و در عین حال با کمیت بالا نیز تولید کرد. راه های مختلفی برای بهره برداری بهتر از منابع در سازمان وجود دارد ازجمله: افزایش بهره وری کارکنان ، ساختار سازمانی مناسب، تجهیزات و ابزار کار سالم، فضای متعادل و سالم کاری، مدیریت و رهبری موفق و ، تقسیم کار صحیح و … .

همه این عوامل در نیل به بهره وری مطلوب ضروری اند. یکی از مهمترین اهداف در هر سازمانی افزایش بهره وری کارکنان آن است. در بین عوامل یاد شده در بالا، کلیدی ترین نقش و موثرترین آن در افزایش بهره وری سازمان، نیروی انسانی است. کارمندی که با فرهنگ بهره وری آشنا باشد، آن را به بهترین بصورت در سازمان اجرا خواهد کرد.

بهره وری به معنی به حداکثر رساندن استفاده از منابع به روش علمی، به منظور کاهش هزینه ها  و افزایش خروجی ها است. از نظر فرهنگ آکسفورد، بهره وری نسبت کالاهای تولید شده به منابع مصرف شده است. و از نظر سازمان بهره وری ملی ایران، بهره وری یک فرهنگ، یک نگرش عقلائی به کار و زندگی است که هدف آن هوشمندانه تر کردن فعالیت ها برای دستیابی به زندگی بهتر و متعالی تر است.

افزایش بهره وری کارکنان

صرف نظر از تعریف های گفته شد،ه ذکر برخی نکات در مورد بهره وری لازم است. اینکه بهره وری منحصر به واحد های تولیدی و صنعتی نیست. بنابراین سازمان هایی هم که خدمات ارائه می کنند می توانند از الگوهای بهره وری استفاده کنند. بهره وری دقیقا مترادف سودآوری نیست، بلکه بهره وری می تواند منجر به افزایش رضایت کارکنان و تعهد آن ها نسبت به سازمان گردد که با معیارهای مادی نمی توان آن را سنجید.

برنامه های بهره وری حتما باید مانند روحی یکپارچه در همه جای سازمان وجود داشته باشد و رعایت آن برای همه امری ضروری باشد تا نتیجه دهد. برنامه های افزایش بهره وری باید در دوره های زمانی معین مورد ارزیابی قرار بگیرند و نتایج بررسی شوند. همچنین برنامه های افزایش بهره وری کارکنان باید از سمت مدیران ارشد حمایت شود و نیز مشارکت کارکنان در چنین امری حتما مورد استفاده قرار بگیرد.

راهکارهای افزایش بهره وری در یک سازمان نیاز به شناخت کافی از وضعیت موجود و فرهنگ کاری سازمان است. در نتیجه با توجه به این واقعیت که تفاوت های بسیاری در سازمان ها وجود دارد؛ راهکارهای افزایش بهره وری در آنان نیز متفاوت خواهد بود. لذا برای اقدام در هر سازمانی باید نسخه ای منحصر به فرد را ایجاد کرد تا به وضع مطلوب رسید. ما در این مقاله به برخی از نکات سلب و ایجابی که در افزایش بهره وری کارکنان باید به آنها توجه کافی بشود را بیان می کنیم تا راهنمای شما در نگارش برنامه بره وری سازمان تان باشد.

موانع افزایش بهره وری کارکنان

۱- ضعف سیستم جذب

بهترین عمل برای پیشگیری از برخی از مشکلات سازمانی، اصلاح سیستم جذب و استخدام کارکنان است. یک جذب صحیح بسیاری از هزینه های بعدی سازمان را کاهش می دهد. باید از ابتدا کارکنانی وارد سازمان شوند که دارای صلاحیت کافی و تخصص لازم باشند. استخدام فردی که با پست مربوطه آشنایی کافی ندارد و یا دوره های کار آموزی لازم را نگذرانده باشد، منجر به هدر دادن منابع و تحمیل هزینه های اضافی می گردد. در نتیجه بهره وری کارکنان کاهش می یابد و موفقیت سازمانی را به تأخیر می اندازد.

۲- روش های انجام کار غلط

در بسیاری از سازمان های سنتی و دولتی، روش کار ثابتی وجود دارد که همه ملزم به پیروی از آنند . حتما باید طبق مقررات تمام مسیرهای انجام وظایف را به طور دقیق انجام دهند. عدم تحول در روش کار و عدم استفاده از روش های نوین مثل تکنولوژی رایانه و یا اینترنت که به تسهیل و تسریع کارها کمک می کند، منجر به خستگی و دلزدگی کارکنان و سردرگمی و اتلاف وقت ارباب رجوع خواهد شد. گاهی افزایش بهره وری کارکنان با یک تغییر در روش انجام کارها به راحتی میسر می شود.

۳- عدم وجود نظارت و ارزشیابی

نداشتن یک ارزشیابی و یا نقص در ارزشیابی و نظارت، باعث می شود تا نتوانید به نقاط ضعف و موانع بهره وری در سازمان تان پی ببرید. با ایجاد یک سیستم ارزشیابی مناسب که عملکرد کارکنان را در دوره های مشخص مورد ارزیابی قرار می دهد، می توانید به معیاری جهت اصلاح روش های ناکارآمد دست بیابید.

۴- نداشتن انگیزه کاری

علت های از بین رفتن انگیزه در کارکنان موارد متععدی می تواند باشد. ولی ارتباط مستقیم آن با افزایش بهره وری در کارکنان، آن را از جمله موارد مهمی کرده است که حتما باید به آن توجه نمود. کارکنان با انگیزه خواهان تلاش بیشتر برای رسیدن به اهداف سازمان و نیز استفاده صحیح از منابع و کاهش هزینه ها هستند.

۵- ضعف مدیریت

یکی از عوامل اصلی که به افزایش بهره وری کارکنان کمک می کند، آشنایی مدیران با تکنیک ها و فنون برنامه ریزی، تقسیم کار، مدیریت منابع انسانی و نظارت و ارزشیابی است. عدم آشنایی مدیر با این موارد موجب ضعف در مدیریت و نهایتا کاهش بهره وری کارکنان خواهد شد. چرا که این عدم آگاهی که منجر به ضعف سازمان نیز خواهد شد از مراتب بالای سازمان سرچشمه می گیرد و به همه ی سازمان سرایت خواهد کرد.

همچنین مشفله کاری فراوان مدیر نیز از دیگر عوامل بازدارنده افزایش بهره وری کارکنان است. چون مدیر عملا نمی تواند کارهایش را در زمان های تعیین شده، به نحو شایسته انجام دهد. در نتیجه عدم رضایت ارباب رجوع و کارکنان، و کندی در انجام کارها را به بار خواهد آورد.

عوامل موثر بر افزایش بهره وری کارکنان

۱- کارکنان خلاق و با مهارت

استخدام و نیز حفظ کارمندانی که خلاقند و و توانایی های ویژه ای دارند، مهمترین عامل موثر بر بهره وری است. البته فراهم کردن محیط مناسب برای فعالیت و نیز رشد و نگهداری از چنین کارکنانی نیز از ضروریاتی است که می تواند از هدر رفتن چنین سرمایه هایی جلگیری کند. کارکنانی که به یادگیری اهمیت بدهند و دارای مهارت های خود انگیزشی باشند، از دیگر ملاک های کارآمد، برای افزایش بهره وری کارکنان است.

۲- برنامه ریزی

یک برنامه ریزی استراتژیک که به حد کافی منسجم بوده و همه جوانب را مدنظر قرار داده است، تا اندازه زیادی از سردرگمی ها و به هدر رفتن زمان و منابع جلوگیری می کند. تهیه یک برنامه خوب و سپس تفهیم آن به کارکنان برای همراهی با برنامه باعث می شود کارمندان وظایفشان را متمرکزتر دنبال کنند و نیز با انگیزه تر فعالیت کنند. چون ابهام در کار از عوامل سردرگم و دلسرد کننده در کارند. کارمندانی که در چارچوب یک برنامه ریزی صحیح کار می کنند می توانند زودتر به موفقیت دست پیدا کنند. همین امر موجب افزایش تعهد آنهابه سازمانشان می گردد.

۳- ارتباط با کارکنان

رو راست بودن و حفظ صراحت و صداقت با کارکنان، از پخش شدن شایعات و یا ایجاد ابهام جلوگیری می کند. زمانی که بازخورهای مدیر به کارکنان، صادقانه و توأم با نکات مثبت و منفی همراه می شود، کارکنان را در ادامه اجرای برنامه به خوبی راهنمایی می کند. به یاد داشته باشبد که کارکنان هم انسان هایی اند با دغدغه هایی شبیه دغدغه های شما، پس گاهی با آنها سر صحبت های غیر کاری را باز کنید و با آنها صمیمی بشوید تا حرف هایشان را با شما در میان بگذارند و احساس بهتری نسبت به شما پیدا کنند. در چنین حالت هایی کارکنان به راحتی نظرات و ایده ها و حتی بازخورهایشان از سازمان را با شما در میان خواهند گذاشت.

۴- اولویت بندی داشتن

منابع محدود و در دسترس، ایجاب می کند برای تخصیص آنها اولویت قائل شد. به تمام طرح ها و یا بخش ها نمی توان به یک اندازه رسیدگی و منابع اختصاص داد. اولویت بندی به شما کمک می کند زمان و منابع را به ارزشمند ترین، حیاتی ترین و تأثیر گذارترین وظایف و بخش ها اختصاص داده شود. کارمندان نیز از این نوع اولویت بندی باید آگاه بشوند و وظایف شان را بر اساس آن انجام بدهند.

۵- سنجش و ارزیابی به موقع

زمانی که کارمندان بدانند عملکرد آنها مورد ارزیابی قرار می گیرد و نواقص آنها آشکار خواهد شد تمرکز بیشتری را در انجام وظایفشان خواهند داشت. رفته رفته چنین فرآیندی منجر به پیشرفت افزایش بهره وری کارکنان خواهد شد. این سنجش ها به سازمان کمک می کند تا بهتر بتواند کارمندان را در جهت اهدافش سازماندهی کند و در مواردی که نیاز به آموزش و یادگیری کارکنان ملاحظه شود، دوره هایی را برای ارتقا و آموزش کارکنانش برگزار کند.

مطالب مشابه در این سایت

۱۰ اقدام موثری که برای افزایش عملکرد کارکنان تان می توانید انجام دهید افزایش هوش هیجانی بر اساس مدل ۶ ثانیه ای تکنیک های جالب و کاربردی افزایش هوش هیجانی راه های افزایش هوش هیجانی (۱۰ راهکار کاربردی برای موفقیت در زندگی) با افزایش هوش هیجانی کودکان، موفقیت آنها را در آینده تضمین کنید! رفتار سازمانی چیست و چه کاربردی در سازمان ها و شرکت ها دارد؟ اهمیت رفتار سازمانی چیست؟ ده کلید طلایی برای موفقیت در مدیریت منابع انسانی مدیریت رفتار سازمانی چیست و چگونه کار می کند؟ چگونه کارمندان با انگیزه تری برای موفقیت سازمانی داشته باشیم؟ چگونه کارمندانمان را مدیریت کنیم؟ ۵ مدل اساسی مدیریت رفتار سازمانی برای موفقیت کسب و کارها