بهره وری

مسئله کمبود وقت و مدیریت زمان در طول روز از مهمترین مشکلات اغلب افراد موفق در دنیا بوده است. حتما برای شما هم پیش آمده است که علی رغم اینکه در طول روز کمیت بالایی از زمان تان را مشغول به کار باشید و با تنی خسته از کار برگردید، ولی باز هم کارهای عقب مانده برای فردا باقی گذاشته باشید که به شدت ذهنتان را درگیر کرده باشد. شاید تصور اینکه روزی بتوانید تا ظهر حداکثر کارهای تان را انجام داده باشید و با خیالی آسوده به صرف نهار بپردازید. یا با خیال راحت به منزل بازگردید، برایتان رویایی باشد. اما چنین امری خیلی هم دور از ذهن نیست. ما در این متن راهکاری با نام الگوریتم ۹۰% گوگل به شما معرفی می کنیم که به راحتی شما را به این اطمینان خاطر می رساند که به طور طبیعی اکثر کارهایتان را نا نیمه روز تمام کنید.

می دانید که شرکت گوگل پیشگام تکنولوژی موتورهای جستجوگر است. ایجاد کنندگان آن نیز از پیشگامان ایجاد خلاقیت و بهره وری در سازمان اند. یکی از مواردی که توجه مدیران این شرکت را به خود جلب نموده که تبدیل به یک معضل شده بود، مسئله ی کمبود وقت و سطح پایین بهره وری کارکنان بود. شیوه ای که توسط یکی از مدیران این شرکت به نام لری پیچ طراحی می شود بنام الگوریتم ۹۰% گوگل است که الهام گرفته از الگوریتم برنامه نویسی است.

لری در مصاحبه هایی که از او انجام شده بود از این موضوع سخن می گوید که او و دوستش بر خلاف اینکه بسیار کار می کرده اند و بیشتر از دیگران هم کار می کرده اند، اما بهره وری پایینی داشته اند. آن ها کل روز را با کار کردن سپری می کردند. با این اوضاع روحیه شان تحلیل می رفته و خلاقیت آن ها افت می کرده است.

برای حل کردن این معضل به یک راه حل ساده که تمام کارمندان نیز بتوانند از آن استفاده کنند، روی آوردند. نام آن راه حل چیزی نبود جز الگوریتم ۹۰% گوگل!

دو پیش فرض اساسی الگوریتم ۹۰% گوگل دو مورد زیر است که حتما باید آن ها را بدانید:

اول: منظور از کار، امور مهمی است که در طول روز باید انجام بدهید.

دوم: الگوریتم ۹۰% گوگل بر اساس قانون ۸۰ درصد پارتو ( یعنی ۸۰ درصد کارهایی که انجام می دهید، تنها از ۲۰ درصد تلاش مفیدتان حاصل می شود.) بنا شده است.

الگوریتم ۹۰% گوگل مراحلی دارد، که پشت سرهم و به توالی باید انجام شود و عدم رعایت هر کدام می تواند به کل برنامه آسیب بزند:

مراحل الگوریتم ۹۰% گوگل

۱- مرتب کردن میز کارتان از روز قبل

یکی از مواردی که وقت کارکنان را برای پیدا کردن وسایل و یا مدارک از بین می برد، بی نظمی روی میزهای کاری آنان است. وسایل پر کاربرد را همیشه در جای مشخصی قرار دهید و بلافاصله بعد از استفاده، آن ها را به جای خود برگردانید. اینگونه در موقع نیاز وقتی را برای پیدا کردن آن ها از دست نمی دهید. نظم اولین گزینه در الگوریتم ۹۰% گوگل است.

۲- از قبل، برنامه روزتان را بنویسید

می توانید روز قبل و یا شب قبل را به نوشتن برنامه روز بعدتان اختصاص دهید، تا در روز جدید نیازی به این کار پیدا نکنید که تازه بخواهید بدانید از کجا باید شروع کنید. نوشتن برنامه، شما را از سرگردانی نجات می دهد.

بلافاصله بعد از ورود به محل کار، می توانید دست به کار شوید و وقتتان را به هدر ندهید. ضمن اینکه طبق الگوریتم ۹۰% گوگل و برنامه ای که تهیه کرده اید، وقت و انرژی اولیه ی شما صرف مهمترین امور خواهد شد. بنابراین هرگز فرصت را از دست نخواهید داد.

۳- سحر خیز باشید

برای کسب موفقیت و اجرای بهتر برنامه ای که نوشته اید و اطمینان از اینکه حتما در مدیریت زمان موفق خواهید بود، حتما باید دقایقی را از زمان تان جلوتر باشید و اینکه ساعت پنج و نیم یا شش بیدار شوید. یعنی کنترل زمان را در اختیار دارید و با حوصله و آرامش بیشتری قادر خواهید بود روزتان را شروع کنید. این شروع با انگیزه و با آرامش، انرژی مثبتی را به کل روز شما تزریق خواهد کرد.

۴- ورزش کردن

وقتی بتوانید سحر خیز باشید، به راحتی می توانید زمانی را برای وزش کردن اختصاص دهید. فراموش نکنید که عقل سالم در بدن سالم است. انسانی که به درستی فکر می کند، می تواند زمان کار خودش را نیز به درستی تنظیم کند و از آن عقب نماند. تنها ۵ یا ۱۰ دقیقه نرمش کردن روزانه می تواند شما را در مسیر تحولات الگوریتم ۹۰% گوگل قرار بدهد.

۵- نصب العین قرار دادن برنامه

برنامه ای را که در مرحله دوم نوشته اید، در مقابل دیدتان نصب کنید تا مدام به آن نگاه کنید و حواستان جمع انجام دادن آن باشد. و به محض فارغ شدن از یک کار بدانید به چه کاری مشغول شوید. ضمن اینکه با به پایان بردن هر کدام از کارها با زدن ضربدری مقابل آن حس خوشایند اتمام آن را تجربه کنید.

۶- استراحتی برای بازیابی

باید زمان های منظمی را برای بازیابی انرژی اختصاص دهید تا کیفیت کار کردن شما پایین نیاید. در ضمن کارهای تکراری و یا جلسات طولانی و خسته کننده، متمرکز شدن حواس و داشتن یک احساس آرامش و زدودن استرس کاری اهمیت بسیار زیادی برای ادامه  کار دارد. گوش دادن به یک موسیقی آرام، نوشیدن یک چای و یا تماشای یک منظره و یا قدم زدن، در الگوریتم ۹۰% گوگل می تواند کمک کننده باشد.

۷- تصمیم گیری سریع

یکی از مواردی که زمان بر است و می تواند شما را درگیر خود کند، تصمیم گیری است. به غیر از گزینه هایی که تصمیم گیری در مورد آن ها حیاتی و سرنوشت ساز است، طبق توصیه الگوریتم ۹۰% گوگل این است که سعی کنید یاد بگیرید سرعت تصمیم گیریتان را بالا ببرید. البته این به معنی این نیست که هر گزینه ای را و به هر قیمتی انتخاب کنید. بلکه توانایی های خود را بالا ببرید ولی سرعتتان را نیز متناسب کنید.

۸- سخت ترین کارها را در اولویت قرار دهید

در ابتدای روز که انرژی بیشتری دارید، توان و تمرکز بیشتری نیز برای انجام دادن کارهای سخت دارید. پس ابتدا آن ها را انجام بدهید و مشغول آن ها بشوید تا اگر به زمان بیشتری هم احتیاج پیدا کردید، تا پایان وقت بتوانید زمان بیشتری به آن اختصاص بدهید. به طور مثال در الگوریتم ۹۰% گوگل یکی از کارهای سخت، نوشتن است که می تواند تمرکز ذهنی شما را نیز بیفزاید و عملکرد ذهنی شما را در طول روز بهبود ببخشد.

۹- از جابجایی بیهوده بپرهیزید

در روزهایی که کارهای مهمی در شرکت دارید، مثلا مشغول برپایی یک نمایشگاه مهم هستید و باید چندین روز درگیر باشید و یا مهمانان مهمی دارید و اتفاقا مسیر خانه تا سازمان برای شما مسافتی طولانی است، یکی از پیشنهادات الگوریتم ۹۰% گوگل  این است که ترتیبی بدهید که در شرکت بمانید و یا در محلی نزدیک تر به شرکت اسکان بیابید. به این طریق می توانید زمان بیشتری را صرف کارهایتان کنید.

۱۰- در خدمت کارتان باشید

اگر مدت زمان قابل ملاحظه ای است که مشغول به کار هستید، حتما متوجه شده اید که بسیاری از کارها هستند که در نود درصد اوقات بی فایده و وقت گیرند. مثل چک کردن شبکه های اجتماعی و جواب دادن به برخی تلفن های شخصی. باید آن ها را از روزتان حذف کنید. شما کل زمان روزتان را در اختیار سازمان تان هستید. باید برای چنین کارهایی از زمان شخصی خودتان وقت صرف کنید. در غیر این صورت کارهای ضروری تان روی زمین می ماند.

۱۱- به برنامه تان پایبند باشید

وفاداری به برنامه ای که نوشته اید خیلی مهم است. چرا که به شما آرامشی می دهد که نیازی به صرف انرژی مجدد برای تعیین تکلیف نخواهد داد. با خارج شدن از برنامه روتین و مسیر اصلی، مغز مجددا شروع به فعالیت می کند تا مسیر جدیدی را تشخیص دهد و مجددا آن را برآورد کند و تصمیم بگیرد و… و همه این ها یعنی اتلاف وقت. البته پیش بینی قابلیت انعطاف برای برنامه از اصول برنامه نویسی است. که در جای خود درباره آن صحبت خواهد شد.

۱۲- راحت ترین حالت را انتخاب کنید و در آن قرار بگیرید

فضای فیزیکی محل کار شما در عملکرد کاری شما بسیار موثر است. عواملی مثل نور، صدا، طرز چینش اشیا و رنگ های محیط را تا اندازه ای که می توانید و برایتان امکان دارد به مدلی که برایتان راحتی به همراه می آورد، تغییر بدهید. مثلا صندلی راحت تری انتخاب کنید، طرز چیدمان میز و صندلی و قرار گرفتن مانیتور رایانه تان را تغییر بدهید. طبق الگوریتم ۹۰% گوگل در صورت ناراحت بودن قسمتی از محل کارتان، مغز شما ناخودآگاه حواستان را به آن قسمت اختصاص می دهد.

۱۳- به خودتان پاداش بدهید

در مواقع لزوم از کار کردن دست بکشید و کار نکنید. استراحت کنید تا انرژی بیابید. شاد شوید. با دوستان و همکاران تان صحبت کنید. بگویید و بخندید. و آهنگ مورد علاقه خودتان را گوش بدهید.

الگوریتم ۹۰% گوگل این کمک را به شما می کند تا به دور از هر چیزی ابتدا بر روی کارتان تمرکز پیدا کنید، برای آن برنامه ریزی کنید و بدانید که برای انجام آن فرصت کافی دارید. به این شرط که از زمان تان به درستی و با برنامه صحیح استفاده کنید.

از بین عوامل متعدد موثر و حیاتی بر بقا و پیشرفت یک سازمان و دستیابی به اهداف تدوین شده برای آن، عملکرد کارکنان از اهمیت بالایی برخوردار است. تا جایی که این موضوع از موضوعات مورد توجه و علاقه اغلب مدیران آگاه است. به همین دلیل باید زمینه های  رفتار کارکنان را شناسایی کرده؛ عوامل موثر بر آن را شناخت و شیوه های مناسب و در عین حال مبتکرانه و موثری را برای بهبود رفتار و افزایش عملکرد کارکنان طراحی و اجرا کرد.

حقیقت این است که اغلب کارکنان همه ی استعداد و توانایی های خود  را به کار نمی بندند و هنوز بخش قابل توجهی از آنها را بروز  نمی دهند. قطعا نظرات گوناگونی وجود دارد که چه عواملی منجر به افزایش عملکرد کارکنان می شود. در هر صورت همگی به دنبال به حداکثر رساندن عوامل تقویت کننده عملکرد کارکنان و تضعیف و کنترل عوامل کاهنده آن اند.

هر چه باشد استخدام و یا اخراج کارکنان از مسائل هزینه بر برای سازمان است که وقت قابل توجهی را نیز به خود اختصاص می دهد. یکی از راهکارهایی که انگیزه کارمندان را برای موفقیت در کارشان بالا می برد، افزایش عملکرد کارکنان است که به آنها حس دیده شدن توسط مدیر و نیز بروز لستعدادهای شان را می دهد. این از هنرهای یک مدیر است که قابلیت های رهبری و توانایی خود در مدیریت موثر افراد را به کار برده و عملکرد کارکنانش را بهبود بخشد. در زیر به نکانی اشاره می شود که به افزایش عملکرد کارکنان کمک می کند.

۱۰ اقدام موثر در جهت افزایش عملکرد کارکنان

۱- ایجاد یک محیط کار استاندارد

شما به عنوان یک مدیر ابتدا یک محیط کاری را مهیا کنید که اگر خودتان کارمند بودید از بودن در آن احساس آرامش و انگیزه برای کار بیشتر و بهتر را دریافت می کردید. علاوه بر طراحی یک ساختار فیزیکی مناسب با نوع پست ها و وظایف موجود در سازمانتان که ارتباطات لازم و صرفه جویی در وقت را به همراه دارد باید یک ساختار اجتماعی صحیح از زیردستان و روسا تهیه کنید که هر کسی جایگاه و موقعیت خود را نسبت به دیگران به درستی درک کند. اغلب با طراحی و نصب یک چارت این کار را می توان انجام داد.

مزایا و امکانات رفاهی معقول و خوشایندی را برای کارمندان تان تدارک ببینید. از جمله اقداماتی که در این راستا می توان اشاره کر، تهیه بلیط استخر رایگان، مهد کودک برای فرزندانشان، تهیه هدیه برای همسران شان در مناسبت ها و … است . هزینه و وقت گذاشتن برای چنین مواردی یک سرمایه گذاری عاقلانه است که چند برابر آن برای شما و سازما نتان سود به همراه خواهد داشت.

۲- نوشتن دستورالعمل و فرآیند وظایف در جهت افزایش عملکرد کارکنان

بیان شفاف انتظارات مدیر از متصدی یک پست، به هر دو در رسیدن به یک نقطه مشترک یاری می کند. همچنین از اختلاف ها میکاهد و منجر به افزایش عملکرد کارکنان را می شود. دلیل این امر آن است که کارمند هر روز با یک خواسته جدید از طرف مدیزش روبرو نمی شود. ضمن این که روشن بودن مسیر وظایف می تواند به بروز خلاقیت در کارکنان کمک کند. از طرف دیگر انتظارات مدیر از فرآیند کاری جاری در محیط کار برآورده شده و چون با شفافیت تمام، خواسته هایش را بیان کرده دچار اضطراب انتقاد احتمالی از عملکرد کارکنانش نمی شود.

۳- استفاده از نظرات و توانمندی های کارکنان

دخالت دادن کارکنان در تصمیم گیری هایی که در رده های معقولی قابل شرکت پذیری با کارکنان است، در افزایش عملکرد کارکنان و انگیزه آن ها به شدت موثر است. چون به آنها احساس مهم بودن و تاثیر گذاری در سرنوشت سازمان می دهد. کار گروهی نیز یکی از راهکارهای عالی برای استفاده از توانمندی کارکنان است که در پی آن منجر به بهبود عملکرد کارکنان می شود. چون در کار گروهی، تصمیم گیری و مسئولیت پذیری، مشارکتی بوده و افراد جسارت بیشتری برای بروز ابتکار و خلاقیت به دست می آورند. علاوه آن به دلیل افزایش تمرکز بر بخشی از کار توسط هر کارمند، شاهد افزایش عملکرد کارکنان خواهید شد.

۴- برنامه آموزشی و ارتقای دانش و مهارت

کارمندانی که دوره های آموزشی کافی و منظمی را در طی سال می گذرانند تواناتر و مسلط تر بر کار خواهند بود. در نتیجه نیاز به کنترل و نظارت بر آنها کمتر می شود. این امر طبیعتا بر افزایش عملکرد کارکنان به شکل قابل ملاحظه ای موثر خواهد بود. چون نگرانی های کارکنان از ناشناخته های وظایفشان کاهش می یابد. کار را به خوبی می شناسند.در نتیجه راضی ترند و شکایت کمتری از کار خواهند داشت. پس یک برنامه آموزشی طراحی کنید که پاسخگوی نیازهای کارکنان باشد. علاوه بر این، آنها را با تکنولوژی ها و پیشرفت های جدیدی که به بهبود عملکرد کارکنان کمک می کند آشنا کنید.

۵- ارزیابی و نظارت کنید

با ایجاد یک محیط استاندارد، نوشتن و ابلاغ دستورالعمل و اجرای برنامه آموزشی منظم، مرحله بعدی، اعمال یک نظارت جامع و به موقع است. از طریق نظارت و ارزیابی، شناسایی نقاط ضعف و قوت و کمک به بهبود عملکرد کارکنان اتفاق خواهد افتاد. حس زیر نظر بودن توسط دیگران و اینکه بقیه نسبت به پیشرفت یا ضعف کارکنان حساس اند آنها را نسبت به عملکردشان دقیق تر می کند که در نهایت به خودکنترلی آنها منجر خواهد شد. این نظارت شما را برای برنامه ریزی در آینده آماده می کند و نکاتی که باید به آنها توجه کنید را گوشزد می کند تا به آنها توجه ویژه داشته باشید. برای نتایجی که به دست آورده اید تفسیر مناسب بیابید و عیب های عملکرد خودتان را کشف کنید.

۶- برای افزایش عملکرد کارکنان حامی آن ها باشید

کارمندان نیز انسان هایی اند با عواطف، استرس ها، آرزوها و عقاید مخصوص و منحصر به فرد خودشان؛ آنها را دریبابید. با آنها رابطه ی گرم و صمیمی برقرار کنید. راهی به دل آنها باز کنید تا به شما برای گفتن حرف های صمیمی شان اعتماد کنند. این رابطه به کارمندان کمک می کند تا برای ابراز و اجرای برنامه های شخصی و ایده هایشان جسارت پیدا کنند. آنها را با شما در میان بگذارند و مورد حمایت شما قرار بگیرند. یافتن گوشی شنوا و پناهگاهی امن برای گفتن آرزوها و ایده های ذهنی، عملکرد کارکنان را به جهت افزایش انگیزه و خلاقیت بهبود می بخشد.

۷- از کنترل زیاد بپرهیزید

مدیرانی که مدام به اتاق ها سرک می کشند و به همه تذکر می دهند و سوال و جواب می کنند، کارمندانی ضعیف النفس، بی مسئولیت و بدون خلاقیت تربیت خواهند کرد که فقط زحمت مدیران را زیادتر می کنند. این اقدام مدیران نه تنها تاثر مثبتی بر افزایش عملکرد کارکنان شان ندارد. بلکه اثر سو می گذارد و باعث بی انگیزه و بی تفاوت شدن آن ها می شود.. سپردن بخشی از تصمیم ها و مسئولیت ها به رشد کارکنان، حس اطمینان و اعتماد و استقلال آنها منجر می شود. و این قدرت انتخاب و تصمیم گیری نهایتا عملکرد کارکنان را بهبود خواهد بخشید.

۸- پرداخت به موقع و منظم حقوق کارکنان

این نکته ای واضح است که کارکنان در بخشی از اهداف شان به دنبال کسب منابع مادی اند. پرداخت به موقع حقوق، پاداش ها، وام ها و هزینه هایی از این نوع، باعث دلگرمی و حضور هر کارمندی در هر سازمانی می شود. برخی سازمان ها نیز به برخی از کارمندان حقوق های ویژه ای اعطا می کنند. در هر صورت مسآله های مالی پیوند تنگاتنگی با ادامه حضور یک کارمند در سازمان و تاثیر مثبت بر افزایش عملکرد او خواهد داشت.

۹- کارکنان را به چالش بکشید

کارکنانی که مایل به موفقیت باشند، از چالش ها استقبال می کنند، چون این چالش ها برایشان موقعیت های ویژه ای برای ایده پردازی فراهم می آورد و آنها از این طریق ظرفیت ها و استعدادهایشان را در معرض امتحان قرار می دهند. مواجهه کارکنان موفق منجر به تقویت عملکرد کارکنان شده و آنها را رشد می دهد.

۱۰- به تلاش ها پاداش دهید

تعریف کردن و قدردانی از یک عمل خوب، کارکنان را به سمت موفقیت سوق می دهد. چرا که به کارمندتان این نوید را داده که تلاش او دیده شده و مورد تایید مدیران قرار گرفته است. این قدر دانی می تواند در قالب جملات انگیزشی، هدایای نقدی و غیر نقدی صورت گیرد. چنین عملی می تواند روحیه ی کارکنان را برای عملکرد بهتر و موفق تر شاداب نگه دارد. این روحیه ی سرزنده در نتیجه باعث افزایش عملکرد کارکنان به سطوح بالاتر خواهد شد.

با داشتن مربی و مشاور در امواج پرتلاطم زندگی، قایق بادبانی زندگی خود را به ساحل آرامش برسانید.