چگونه کارمندانمان را مدیریت کنیم؟

بر کسی پوشیده نیست که در دنیای امروز علم مدیریت جزء علوم پایه و موثر در هر سازمان، جامعه و کشورها است. با نگاهی سطحی می توان دریافت که سازمان هایی که اصول مدیریت را به درستی پیاده کرده اند، چگونه به شکوفایی و پیشرفت دست پیدا کرده اند. مدیریت در سازمان دارای سطوح متفاوتی است که هر کدام وظیفه خاص خود را ایفا می کنند. یکی از مباحث مهم در علم مدیریت در سطح یک سازمان مدیریت کارمندان یا کارکنان است.

این بخش از مدیریت از گزینش جهت استخدام گرفته تا ورود فرد به سازمان و بعد از آن یعنی، برنامه ریزی، سازماندهی وکنترل جهت رسیدن به بالاترین سطح برای کمک به اهداف سازمانی، فردی و اجتماعی ایفای نقش می کند. مدیریت کارمندان بخش ها و عملکردهای گوناگونی دارد که در بطور کلی در چهار مورد خلاصه می شود:

• برنامه ریزی
• استخدام
• آموزش و توسعه
• هدایت و کنترل

آنچه که در اینجا به آن پرداخته خواهد شد نحوه مدیریت کارکنان به شکلی کاملاً صحیح و علمی است که به افراد کمک می کند استعداد های خود را بروز دهند. با تعاملی سازنده کارها را به درستی پیش برند و سازمان را جهت رسیدن به اهداف، کمک کنند.

بدیهی است سازمان ها برای جذب نیروی مورد نظر خود پارامترها و خصوصیاتی را تعریف کرده باشد. در مرحله جذب نیرو سازمان باید با بررسی دقیق افراد، مورادی را برگزیند که دارای شایستگی بیشتری باشند و امکان رشد برای خود و سازمان را فراهم کنند. وظیفه بعدی سازمان آموزش صحیح و سازنده افراد جذب شده است.

در این مرحله از مدیریت کارمندان ، سازمان باید در برخورد با کارمندان جدید صبر و برباری پیشه کند تا بتواند هم آنها را به ادامه راه و همکاری فرد با سازمان دلگرم کند، هم به اهداف آموزشی از پیش تعیین شده دست یابد. البته باید به چند نکته قبل از آموزش آنها توجه کرد. مدیریت باید شناخت دقیقی از فرد، چه سابقه شغلی و تجارب کاری و چه شخصیت او داشته باشد. آموزش های سازمان باید به گونه ای باشد که برای فرد ایجاد انگیزه کند تا بتواند مسئولیت خود را به درستی بشناسد.

آموزش کارمندان خود دارای فرآیندی است که برای کسب نتیجه مطلوب باید مراحل آن به درستی طی شود. این فرآیند داری چهار مرحله می باشد که عبارت است از:

۴ مرحله فرایند آموزش کارمندان

۱- نیازسنجی

نیازسنجی بدان معناست که افراد برای قبول کردن یک مسئولیت خاص، چه آموزش هایی جهت درک صحیح شغل و ایفای نقش در آن سمت نیاز دارند. این مرحله در برخی از موارد طی چندیدن دوره نیز انجام می شود تا میزان تطابق افراد با سمتی که دارند مورد بررسی قرار گیرد.

۲- طراحی و برنامه ریزی

در این مرحله اولین وظیفه مدیریت کارمندان، تعیین معیارهایی برای روش آموزش است و بعد از آن شیوه آموزشی مناسب را انتخاب می کند. تعیین مشخصات مربوط به طرح آموزش برای درک روشن از نیازهای سازمان و اهداف آن الزامی است. چراکه می خواهیم بدانیم بعد از این آموزش ها، کارمندان توانایی دست یابی به چه چیزی را خواهند داشت.

۳- اجرای برنامه

وظیفه دیگر مدیریت کارمندان برگزاری هرچه بهتر آموزش ها است. زیرا در این مرحله بازخوردهایی داده می شود که می تواند سطح کمی و کیفی آموزش ها را تعیین نمود. برخی از کارها مانند پشتیبانی مناسب، فراهم کردن ابزار و تجهیزات، مکان مناسب و … در این مرحله انجام می شوند.

۴- ارزیابی و سنجش

در این بخش مدیریت می تواند میزان اثربخشی آموزش های خود بر کارمندان را مورد بررسی قرار دهد. این بررسی در سه سطح واکنش، دانش و رفتار انجام می گیرد. با جمع بندی تمامی این موارد و پایش کارمندان، مدیریت به این تیجه می رسد که آموزش های تعیین شده ثمربخش بوده اند یا خیر.

دستیابی به موفقیت سازمانی با مدیریت کارمندان (چگونگی مدیریت کارمندان)

مدیریت کارمندان وظیفه دیگری نیز بر عهده دارد و آن حمایت و پشتیبانی و ایجاد بسترهایی برای رشد همه جانبه کارمندان است. بدین شکل که کارمندان را به گونه ای در مسیر شغلی شان قرار دهند که آنها مجال بروز خلاقیت ها و استعداد خود را داشته باشند. نه اینکه با برخورد های زننده موجب سرخوردگی و گاهی دلسردی نسبت به کار شوند. بعضی از کارهایی که می توان در این بخش انجام داد عبارتند از: آموزش های ضمن خدمت، توسعه تکنولوژی، نظرخواهی و ایجاد بسترهای کاری مناسب.

مرحله دیگری که در حوزه مدیریت کارمندان قرار دارد، کنترل و هدایت است. کنترل یکی از اجزای اصلی مدیریت محسوب می شود. به طوری که بدون توجه به این جزء، سایر اجزای مدیریت، از قبیل بر نامه ریزی، سازماندهی و هدایت نیز ناقصند و تضمینی برای انجام درست آنها وجود ندارد.

در حقیقت زمانی که یک برنامه تهیه شد؛ برای اجرای آن سازماندهی به عمل آمد؛ و رهبری و هدایت آن مشخص شد، انتظار این است که هدف های برنامه تحقق پیدا کند و در اجرای برنامه، اطمینان وجود داشته باشد که روند حرکت دقیقاً به سوی اهداف تعیین شده است. هدف از انجام کنترل کارمندان عبارت است از این که مشخص گردد، آیا کارمندان براساس اهداف تعیین شده وظایف خود را انجام می دهند یا خیر؟ اگر انجام می دهند با چه سطح کیفی و کمی؟

کنترل و مدیریت کارمندان در حقیقت فرایندی است که بایدها را با هست ها، مطلو ب ها را با موجودها، و پیش بینی ها را با عملکردها مقایسه می کند و تصویر روشنی از اختلاف یا تشابه بین این دو گروه از عوامل را در اختیار مسئولان و مدیران سازمان قرار می دهد.

گاهی مفهوم نظارت و کنترل در کنار همدیگر به کار گرفته می شود که این کار خطایی است. در واقع نظارت، مهم تر و مقدم بر کنترل است. چرا که نظارت یک امر مشاهده ای و تحقیقی می باشد و اگر در یافتن انحرافات جریان عملیاتی سازمان موردی دیده نشود نیازی به کنترل نخواهد بود.

در سال های اخیر مفهومی جدید در زمینه کنترل کارمندان به کار گرفته می شود و آن خود کنترلی است. خودکنترلی حالتی در درون انسان است که او را به انجام وظایف و حس مسئولیت پذیری متمایل می سازد. بدون اینکه از خارج او را تحت کنترل و نظارت داشته باشند. با نگاهی دقیق تر به تعریف خودکنترلی می توان دریافت که اگر سازمان در مرحله آموزش به درستی عمل کرده باشد و حس و انگیزه کارمندان، نسبت به شغل شان را درست ارائه کرده باشد، کارمند نیز به این درک و آگاهی می رسد که حتی اگر شخصی او را کنترل نکند، وظیفه خود را به نحو احسن به انجام رساند.

کنترل در یک سازمان چه ضرورتی دارد؟

این را می دانیم که هدف اصلی کنترل اصلاح و بهبود در راستای اهداف سازمان است. چه بسا در بسیاری از موارد کارمندان ناخواسته دچار انحرافات سهوی می شوند و متوجه این امر هم نیستند. اینجاست که کنترل به کمک او خواهد آمد و او را به مسیر اصلی و درست هدایت خواهد کرد. به بیان دیگر می توان گفت امر کنترل یک عامل انگیزشی برای کارمندان برای هرچه بهتر نشان دادن خود است. کنترل در تمامی سطوح سازمان موجب برقراری یک تعادل و هماهنگی همه جانبه خواهد شد.

در برخی اوقات، کارمندان اینگونه تلقی می کنند که کنترل توسط برخی از همکارانشان صورت می گیرد، که این امر موجب ایجاد حس بی اعتمادی و دلسردی در مجموعه می شود. حال آنکه وظیفه مدیریت در این موارد رفع شبهات و ابهامات کارمندان خود می باشد. وظیفه مدیریت این است اگر مواردی را مشاهده کرد که کارمندان از خط اصلی دور شده اند، آنها را ریشه یابی کند و راه حل های اصلاحی ارائه نماید.

علاوه بر موارد ذکر شده در مدیریت کارمندان و کارکنان نکات دیگری نیز هست که می تواند مدیریت را در هرچه بهتر اداره کردن کارمندان خود کمک نماید.

آزادی

یکی از نکات این است که مدیر باید کارمندان را در انجام وظایف محوله بیشتر آزاد بگذارند، تا زمینه بروز خلاقیت وی فراهم شود. چرا که کارمندان مسئول تصمیم های خود هستند و باید پاسخگو باشند. در این مواقع پیشنهاد به مدیریت، راهنمایی است.

مدیریت متفاوت

نکته دیگر آنکه، در بحث مدیریت کارمندان نباید همه را به یک شکل مدیریت کرد. بدیهی است که مدیر باید نسبت به کارکنان خود مهربان باشد و با همه به احترام رفتار نماید. ولی نباید انتظار داشته باشد که همه کارمندان به این شیوه مدیریت واکنش یکسان نشان دهند.

ایجاد اعتماد

نکته مهم دیگری که در مدیریت کارمندان مورد توجه می باشد، اعتمادسازی است. اعتماد، مهم‌ترین عامل در شکل‌گیری روابط فردی و اجتماعی است. کارمندان در سازمان بیشترین چیزی که خواهان آن هستند، این است که اولاً به مدیر خود اعتماد کنند، ثانیاً مدیریت نیز به آنها اعتماد کند. اعتماد بطور تدریجی به وجود می آید و به شکل پایدار درخواهدآمد. برخی از رفتارها از سوی مدیران باعث ایجاد بی اعتمادی می شود، مانند: عمل نکردن به قول‌ها، شایعه‌پراکنی، نگه‌ داشتن اطلاعات فقط برای خود و دورو بودن.

قدردانی

شما به عنوان یک مدیر باید از کارمندان خود قدردانی نمایید. متأسفانه یکی از اشتباهاتی که در بین مدیران رایج است قدردانی نکردن از کارمندان خود است. علت اصلی بسیاری از نارضایتی کارمندان در سازمان نیز همین امر است. در برنامه روزمره خود توجه به کارمندان را در اولویت قرار دهید، زیرا با این کار به آنها انگیزه مضاعف خواهید داد.

مطالب مشابه در این سایت

مدیریت رفتار سازمانی چیست و چگونه کار می کند؟ ۵ مدل اساسی مدیریت رفتار سازمانی برای موفقیت کسب و کارها چگونه کارمندان با انگیزه تری برای موفقیت سازمانی داشته باشیم؟ مدیریت زندگی شخصی چرا و چگونه؟ ده کلید طلایی برای موفقیت در مدیریت منابع انسانی اهمیت هوش هیجانی در مدیریت چگونه انگیزه ایجاد کنیم؟ (۱۵ راه انگیزه دادن به خود و دیگران) چگونه ذهن خود را از افکار منفی آزاد کنیم؟ (بررسی روش های مهار افکار منفی) مهارت نه گفتن: چگونه قدرت نه گفتن را در خودمان تقویت کنیم؟ الگوریتم ۹۰% گوگل: چطور ۹۰درصد کارهایمان را قبل از ظهر تمام کنیم؟ ۱۰ روش مدیریت پول و تنظیم بودجه برای مدیریت بهتر هزینه های زندگی چرا مدیریت زمان مهم است؟